Cod de acces
Un cod de acces este o credențială numerică sau digitală care deblochează o ușă sau o zonă specifică, pentru o fereastră de timp limitată și definită. Hostelurile folosesc coduri de acces în loc de chei fizice, ca fiecare oaspete, membru al staff-ului sau zonă să poată fi urmărită și revocată independent. Codurile sunt de obicei generate automat și expiră după un program legat de sejur.
În EZ2Stay: fiecare oaspete primește un cod, patru zone: poartă, intrare, dormitor, locker — un cod de acces din 4 cifre, cu timp limitat, emis automat la check-in.
Cum funcționează accesul EZ2Stay cu un cod, patru zone
Alloggiati Web
Alloggiati Web este portalul online folosit de poliția italiană, prin care unitățile de cazare raportează datele de identitate ale fiecărui oaspete după sosire. De la o decizie din 2025 a Consiliului de Stat, legea italiană cere și confirmarea vizuală că oaspetele corespunde cu actul lui la sosire, deci self check-in-ul singur nu mai satisface acolo obligația de raportare.
În EZ2Stay: colectarea datelor oaspeților e live; generarea și trimiterea fișierului Alloggiati Web propriu-zis e pe roadmap.
Regula italiană de verificare în persoană pentru self check-in
PMS la nivel de pat
Un PMS la nivel de pat este un sistem de management al proprietății care tratează fiecare pat dintr-un dormitor comun ca unitate proprie, rezervabilă și alocabilă. Asta diferă de un PMS hotelier la nivel de cameră, unde o rezervare blochează întreaga cameră, indiferent de câte paturi conține. Sistemele la nivel de pat pot aloca, muta și tarifa paturi individuale în același dormitor.
În EZ2Stay: channel manager și PMS sunt incluse în pachetul EZ2Stay, construite la nivel de pat de la bun început.
Cum sunt auto-alocate paturile în dormitoare
Verificare biometrică
Verificarea biometrică este procesul de confirmare a identității folosind o trăsătură fizică unică, precum un selfie live comparat cu poza de pe un act de identitate. La check-in-ul de hostel, de regulă compară un selfie live cu poza de pe actul de identitate al oaspetelui, ca să confirme că persoana și documentul se potrivesc. E tratată ca dată cu caracter personal de categorie specială sub GDPR, care necesită consimțământ explicit.
În EZ2Stay: selfie-urile folosite pentru verificarea biometrică sunt șterse ≤30 de zile după checkout — neconfigurabil.
Verificare ID + selfie, pas cu pas
Channel manager
Un channel manager este un software care menține disponibilitatea camerelor sau paturilor și tarifele sincronizate, în timp real, pe mai multe site-uri de booking. Există ca să prevină suprarezervarea: când un pat se vinde pe un site, un channel manager îl închide automat pe toate celelalte site-uri conectate. Stă între proprietate și OTA-uri precum Booking.com sau Hostelworld.
În EZ2Stay: channel manager și PMS sunt incluse în pachetul EZ2Stay.
Cum se sincronizează rezervările pe canale
Chargeback
Un chargeback este o anulare a plății cu cardul, inițiată de banca oaspetelui, care contestă o taxare în loc să ceară o rambursare de la proprietate. Băncile investighează disputa direct cu emitentul cardului și comerciantul, și pot retrage fondurile indiferent de politica proprie de rambursare a proprietății. Chitanțe detaliate clare și acorduri semnate reduc riscul de chargeback.
În EZ2Stay: plățile cu cardul rulează prin Stripe, care gestionează disputele de chargeback direct cu emitentul cardului.
Cum funcționează plățile, garanțiile și facturarea
Taxă de sejur (city tax)
Taxa de sejur este o taxă per persoană, per noapte, pe care o primărie o percepe oaspeților cazați la o unitate de cazare înregistrată. Rata și metoda de colectare sunt stabilite local, deci variază de la un oraș la altul și, în unele locuri, chiar de la un sezon la altul; proprietatea o colectează de regulă la check-in și o virează primăriei după un program stabilit de autoritatea locală.
În EZ2Stay: taxa de sejur e calculată automat, per persoană per noapte, la rata municipiului setată de proprietar, și afișată în totalul din check-in.
Cum se calculează și se percepe taxa de sejur
Dormitor comun
Un dormitor comun este o cameră de dormit partajată, cu mai multe paturi individuale, de regulă paturi etajate, închiriată per pat, nu ca o cameră întreagă. Dormitoarele comune pot fi mixte sau segregate pe gen, iar ocuparea lor se schimbă pat cu pat, pe măsură ce oaspeții sosesc și pleacă la date diferite — spre deosebire de o cameră de hotel, care se eliberează ca unitate unică.
În EZ2Stay: fiecare pat dintr-un dormitor comun e propria lui unitate rezervabilă, auto-alocată după tipul de cameră, segregarea pe gen și adiacența grupului.
Inventar la nivel de pat în fiecare dormitor comun
Evidența turiștilor
Evidența turiștilor este obligația legală de a înregistra datele de identificare ale fiecărui oaspete, deseori raportându-le unei autorități locale într-un termen stabilit. Cerințele diferă de la o țară la alta: ce date se colectează, cui se raportează și termenul variază, deci un proces construit pentru legea unei țări nu satisface automat legea alteia. Vezi paginile noastre de conformitate pentru regulile specifice fiecărei țări.
În EZ2Stay: colectarea datelor pentru evidența turiștilor rulează peste tot; exportul fișei de anunțare pentru România e live azi, iar celelalte țări sunt pe roadmap.
Regulile românești de evidență a turiștilor, complet
Acces fără cheie
Accesul fără cheie este un sistem care înlocuiește cheile fizice cu coduri digitale sau numerice pentru deblocarea ușilor, de regulă emise și revocate automat. Elimină nevoia de predare a cheii la recepție sau un proces de înlocuire a cheii pierdute, întrucât codurile pot fi limitate în timp și unice per oaspete sau per sejur.
În EZ2Stay: accesul fără cheie rulează pe TTLock, cu un cod, patru zone: poartă, intrare, dormitor, locker, per oaspete.
Un cod, patru zone: cum funcționează accesul
Meldeschein
Un Meldeschein este formularul german de evidență a turiștilor, pe care unitățile de cazare îl fac completat și semnat de fiecare oaspete adult la check-in. Înregistrează identitatea și detaliile sejurului fiecărui oaspete pentru autoritatea locală de evidență, iar hotelurile și hostelurile trebuie să păstreze formularele completate pentru inspecție.
În EZ2Stay: wizardul de check-in colectează deja datele de identitate și de sejur cerute de majoritatea legilor de evidență a turiștilor; generarea specifică Meldeschein pentru Germania e pe roadmap.
Cum colectează wizardul de check-in datele legale
No-show
Un no-show este o rezervare confirmată în care oaspetele nu ajunge niciodată și nu anulează niciodată, lăsând rezervarea nerezolvată după data de sosire. No-show-urile diferă de anulări pentru că nu se dă niciun preaviz, motiv pentru care multe proprietăți percep o taxă de no-show sau cer o garanție cu cardul la rezervare. De asemenea, eliberează patul pentru realocare odată semnalate.
În EZ2Stay: o rezervare e marcată automat no-show odată ce data de sosire trece fără nicio activitate de check-in.
Vezi sosirile, check-in-urile și no-show-urile de pe telefon
Check-in online
Check-in-ul online este procesul de finalizare a înregistrării de sosire — identitate, plată, reguli casă — pe dispozitivul propriu al oaspetelui, înainte să ajungă la proprietate. Înlocuiește pasul de check-in la recepție cu un flux self-service trimis înainte de sosire, ca oaspetele să ajungă gata să-și acceseze camera, în loc să stea la coadă ca să se înregistreze.
În EZ2Stay: check-in-ul online durează ~3 minute și emite codurile de acces ale oaspetelui în clipa în care se finalizează.
Check-in online, de la un capăt la altul
OTA (agenție de turism online)
Un OTA este un site sau o platformă, precum Booking.com sau Hostelworld, unde călătorii caută și rezervă cazare direct. OTA-urile percep de regulă un comision per rezervare în schimbul distribuției și vizibilității, iar majoritatea proprietăților sunt listate pe mai multe deodată — de aceea disponibilitatea trebuie să rămână sincronizată pe toate.
În EZ2Stay: channel manager și PMS sunt incluse în pachetul EZ2Stay.
Cum se sincronizează rezervările OTA în EZ2Stay
PWA (Progressive Web App)
O PWA este un site construit să se comporte ca o aplicație instalată — pe tot ecranul, rapidă și utilizabilă offline — fără descărcare din app store. Oaspeții sau staff-ul pot adăuga o PWA pe ecranul principal al telefonului direct din browser, iar aceasta continuă să funcționeze, pentru conținutul deja încărcat, chiar și fără conexiune live.
În EZ2Stay: ghidul oaspetelui și dashboard-ul admin rulează amândouă ca PWA, fără instalare din app store.
Ghidul care rulează ca PWA
Receptionless
Receptionless este un model de operare în care o proprietate funcționează fără recepție cu personal, gestionând verificarea identității, plățile și accesul integral prin sisteme automate. Oaspeții își finalizează înregistrarea și primesc acces la ușă pe cont propriu, la orice oră, în loc să facă check-in cu o persoană la birou. Termenul descrie modelul de operare, nu o piesă anume de software.
În EZ2Stay: Popcorn Hostel din București funcționează azi complet receptionless, fără recepție cu personal în niciun moment al parcursului oaspetelui.
Vezi cum se compară EZ2Stay cu software-ul pentru recepție cu personal
Self check-in
Self check-in-ul este un proces care permite unui oaspete să-și acceseze camera sau clădirea pe cont propriu, fără ca un membru al staff-ului să fie prezent pentru a preda o cheie sau a verifica un document în persoană. Poate fi combinat cu check-in-ul online finalizat în avans, sau făcut integral la sosire, printr-un kiosk sau o tastatură. Cerințele legale exacte pentru sosirea nesupravegheată variază de la o țară la alta.
În EZ2Stay: self check-in-ul emite codurile de acces ale oaspetelui în clipa în care check-in-ul online se finalizează, fără niciun pas care să implice staff-ul.
Cum funcționează self check-in-ul fără recepție
SES.HOSPEDAJES
SES.HOSPEDAJES este sistemul online al guvernului spaniol pentru raportarea datelor de identitate și de sejur ale fiecărui oaspete dintr-o unitate de cazare înregistrată. Termenul de raportare e scurt și se aplică oricărui tip de cazare, inclusiv hostelurilor și închirierilor pe pat — vezi pagina noastră de conformitate pentru Spania pentru cerințele exacte.
În EZ2Stay: colectarea datelor de identitate și de sejur ale oaspeților e live; generarea și trimiterea payload-ului SES.HOSPEDAJES e pe roadmap.
Termenul de raportare SES.HOSPEDAJES pentru Spania, explicat