Glossaire de l'exploitation des auberges de jeunesse

L'accès sans clé est un système qui remplace les clés physiques par des codes (à chiffres ou dématérialisés) qui ouvrent les portes, généralement émis et révoqués automatiquement.

Il supprime la remise de clé à un comptoir et le remplacement d'une clé perdue, car les codes peuvent être limités dans le temps et propres à chaque client ou à chaque séjour.

Dans EZ2Stay l'accès sans clé repose sur TTLock : chaque client reçoit un code personnel pour le portail, l'entrée et le dortoir (dans un groupe, tout le monde reçoit le même code) ; les casiers sont sur la Roadmap.

Un code, toutes les portes : comment fonctionne l'accès

Alloggiati Web est le portail en ligne de la police italienne par lequel les hébergeurs déclarent les données d'identité de chaque client après son arrivée.

Depuis un arrêt du Conseil d'État italien de 2025, la loi italienne exige aussi que quelqu'un vérifie visuellement, à l'arrivée, que le client correspond à sa pièce d'identité : le check-in autonome seul ne satisfait donc plus l'obligation de déclaration dans ce pays.

Dans EZ2Stay la collecte des données des clients est opérationnelle ; la génération et la transmission du fichier Alloggiati Web lui-même sont sur la Roadmap.

La règle italienne du contrôle en personne face au check-in autonome

Un channel manager est un logiciel qui synchronise en temps réel la disponibilité et les tarifs des chambres ou des lits sur plusieurs sites de réservation.

Il sert à éviter le surbooking : quand un lit est vendu sur un site, le channel manager le ferme automatiquement sur tous les autres sites connectés. Il s'intercale entre l'établissement et les OTA comme Booking.com ou Hostelworld.

Dans EZ2Stay le channel manager et le PMS sont inclus dans l'offre EZ2Stay.

Comment les réservations se synchronisent entre les canaux

Le check-in autonome est un processus qui permet à un client d'accéder seul à sa chambre ou au bâtiment, sans qu'un membre du personnel remette une clé ou vérifie un document en personne.

Il peut s'associer à un check-in en ligne effectué à l'avance, ou se faire entièrement à l'arrivée via une borne ou un clavier à code. Les exigences légales exactes pour une arrivée sans personnel varient selon les pays.

Dans EZ2Stay les codes de porte ne sont jamais envoyés par message. Le jour de l'arrivée, le code personnel du client est transmis aux serrures et n'apparaît que dans son livret d'accueil numérique, qui s'ouvre une fois son propre check-in en ligne terminé — aucune étape par le personnel n'est requise.

Comment fonctionne le check-in autonome sans réception

Le check-in en ligne consiste à effectuer l'enregistrement d'arrivée — identité, paiement, règlement intérieur — sur son propre appareil, avant d'arriver à l'établissement.

Il remplace l'étape d'enregistrement au comptoir par un parcours en libre-service envoyé avant l'arrivée : le client arrive prêt à accéder à sa chambre, au lieu de faire la queue pour s'enregistrer.

Dans EZ2Stay le check-in en ligne prend environ 3 minutes. Une fois que le client a terminé son propre check-in, le même lien ouvre son livret d'accueil numérique ; le jour de l'arrivée, son code de porte personnel est transmis aux serrures et n'apparaît que là — les codes de porte ne sont jamais envoyés par message.

Le check-in en ligne, du début à la fin

Un code d'accès est un identifiant à chiffres ou dématérialisé qui déverrouille une porte ou une zone précise pendant une plage horaire limitée et définie.

Les auberges de jeunesse utilisent des codes d'accès à la place des clés physiques, afin de suivre et de révoquer séparément chaque client, chaque membre du personnel et chaque zone. Les codes sont le plus souvent générés automatiquement et expirent selon un calendrier lié au séjour.

Dans EZ2Stay chaque client reçoit un code de porte personnel à 4 chiffres (dans un groupe, tout le monde reçoit le même code) pour le portail, l'entrée et le dortoir (casiers sur la Roadmap), valable uniquement pour son séjour. Les codes de porte ne sont jamais envoyés par message. Le jour de l'arrivée, le code personnel du client est transmis aux serrures et n'apparaît que dans son livret d'accueil numérique, qui s'ouvre une fois son propre check-in en ligne terminé.

Comment fonctionne l'accès à code unique d'EZ2Stay

Un dortoir est une chambre partagée comportant plusieurs lits individuels, le plus souvent superposés, louée au lit et non en tant que chambre entière.

Les dortoirs peuvent être mixtes ou non mixtes, et leur occupation évolue lit par lit au fil des arrivées et des départs à des dates différentes — contrairement à une chambre d'hôtel, qui se libère d'un seul bloc.

Dans EZ2Stay chaque lit d'un dortoir est une unité réservable à part entière : chaque réservation est affectée à un lit précis, et les clients peuvent acheter une préférence pour un lit du bas, qu'EZ2Stay attribue automatiquement.

Un inventaire au niveau du lit dans chaque dortoir

L'enregistrement des clients est l'obligation légale de consigner l'identité de chaque client, et souvent de la déclarer à une autorité locale dans un délai fixé.

Les exigences varient d'un pays à l'autre : les données collectées, l'autorité destinataire et le délai changent, si bien qu'un processus conçu pour la loi d'un pays ne satisfait pas automatiquement celle d'un autre. Consultez nos pages de conformité pour les règles de chaque pays.

Dans EZ2Stay la collecte des données d'enregistrement des clients fonctionne partout ; l'export de la fiche d'arrivée pour la Roumanie est opérationnel aujourd'hui, et les autres pays sont sur la Roadmap.

Les règles d'enregistrement des clients en Roumanie, en détail

Le Meldeschein est le formulaire allemand d'enregistrement des clients que les hébergeurs font remplir et signer à chaque client adulte lors du check-in.

Il consigne l'identité de chaque client et les détails de son séjour pour l'autorité locale d'enregistrement, et les hôtels comme les auberges de jeunesse doivent conserver les formulaires remplis pour d'éventuels contrôles.

Dans EZ2Stay l'assistant de check-in collecte déjà les données d'identité et de séjour que demandent la plupart des lois d'enregistrement des clients ; la génération du Meldeschein propre à l'Allemagne est sur la Roadmap.

Comment l'assistant de check-in collecte les données légales

Un no-show est une réservation confirmée dont le client ne se présente jamais et qu'il n'annule pas, ce qui laisse la réservation non résolue après la date d'arrivée.

Le no-show se distingue de l'annulation, car aucun préavis n'est donné ; c'est pourquoi de nombreux établissements facturent des frais de no-show ou exigent une garantie par carte à la réservation. Il libère aussi le lit pour une réattribution une fois constaté.

Dans EZ2Stay une réservation est signalée automatiquement comme no-show dès que la date d'arrivée est passée sans aucune activité de check-in.

Suivre arrivées, check-ins et no-shows depuis votre téléphone

Une OTA est un site ou une plateforme, comme Booking.com ou Hostelworld, où les voyageurs recherchent et réservent directement un hébergement.

Les OTA prélèvent généralement une commission par réservation en échange de distribution et de visibilité, et la plupart des établissements sont référencés sur plusieurs à la fois — d'où la nécessité de garder les disponibilités synchronisées entre toutes.

Dans EZ2Stay le channel manager et le PMS sont inclus dans l'offre EZ2Stay.

Comment les réservations des OTA se synchronisent dans EZ2Stay

Un PMS par lit est un système de gestion hôtelière qui traite chaque lit d'un dortoir partagé comme une unité réservable et attribuable à part entière.

Il se distingue des PMS hôteliers par chambre, où une réservation bloque toute une chambre, quel que soit le nombre de lits qu'elle contient. Les systèmes par lit peuvent attribuer, déplacer et tarifer chaque lit au sein d'un même dortoir.

Dans EZ2Stay le channel manager et le PMS sont inclus dans l'offre EZ2Stay, conçus dès l'origine au niveau du lit.

Comment les lits sont attribués automatiquement dans les dortoirs

Une PWA est un site web conçu pour se comporter comme une application installée — plein écran, rapide et utilisable hors ligne — sans téléchargement depuis un app store.

Les clients ou le personnel peuvent ajouter une PWA à l'écran d'accueil de leur téléphone directement depuis le navigateur, et elle continue de fonctionner, pour le contenu déjà chargé, même sans connexion.

Dans EZ2Stay le livret d'accueil numérique des clients et le tableau de bord d'administration fonctionnent tous deux comme une PWA, sans installation depuis un app store.

Le livret d'accueil numérique qui fonctionne comme une PWA

Une rétrofacturation est l'annulation d'un paiement par carte à l'initiative de la banque du client, qui conteste un débit au lieu de demander un remboursement à l'établissement.

Les banques instruisent le litige directement avec l'émetteur de la carte et le commerçant, et peuvent récupérer les fonds quelle que soit la politique de remboursement de l'établissement. Des reçus détaillés et des accords signés réduisent le risque de rétrofacturation.

Dans EZ2Stay les paiements par carte passent par Stripe, qui traite les litiges de rétrofacturation directement avec l'émetteur de la carte.

Comment fonctionnent les paiements, les cautions et la facturation

Le fonctionnement sans réception (« receptionless ») est un modèle d'exploitation où un établissement tourne sans réception tenue par du personnel : contrôles d'identité, paiements et accès passent entièrement par des systèmes automatisés.

Les clients finalisent leur enregistrement et obtiennent l'accès aux portes par eux-mêmes, à toute heure, au lieu de faire leur check-in auprès d'une personne à un comptoir. Le terme décrit le modèle d'exploitation, pas un logiciel en particulier.

Dans EZ2Stay Popcorn Hostel, à Bucarest, fonctionne aujourd'hui entièrement sans réception, sans comptoir tenu par du personnel à aucun moment du parcours client.

Voir comment EZ2Stay se compare aux logiciels conçus pour un comptoir tenu par du personnel

SES.HOSPEDAJES est le système en ligne du gouvernement espagnol pour déclarer les données d'identité et de séjour de chaque client d'un hébergement déclaré.

Le délai de déclaration est court et s'applique à tous les types d'hébergement, y compris les auberges de jeunesse et les locations au lit — consultez notre page de conformité Espagne pour les exigences exactes.

Dans EZ2Stay la collecte des données d'identité et des dates de séjour des clients est opérationnelle ; la production et la transmission du payload SES.HOSPEDAJES sont sur la Roadmap.

Le délai de déclaration SES.HOSPEDAJES en Espagne, expliqué

La taxe de séjour est une redevance par personne et par nuit qu'une commune fait payer aux clients séjournant dans un hébergement déclaré.

Le taux et le mode de collecte sont fixés localement, et varient donc selon la ville, voire selon la saison à certains endroits ; l'établissement la collecte généralement au check-in et la reverse à la commune selon le calendrier fixé par l'autorité locale.

Dans EZ2Stay la taxe de séjour est calculée automatiquement, par personne et par nuit, au taux communal défini par le propriétaire, et affichée dans le total du check-in.

Comment la taxe de séjour est calculée et facturée

La vérification biométrique consiste à confirmer une identité à partir d'un trait physique unique, par exemple un selfie en direct comparé à la photo d'une pièce d'identité.

Lors d'un check-in en auberge de jeunesse, elle compare généralement un selfie en direct à la photo de la pièce d'identité du client, pour confirmer que la personne et le document correspondent. Elle relève des catégories particulières de données à caractère personnel au sens du RGPD, ce qui exige un consentement explicite.

Dans EZ2Stay les selfies utilisés pour la vérification biométrique sont supprimés ≤30 jours après le départ — non configurable.

Vérification d'identité + selfie, étape par étape