Funcționalități · Check-in online
Check-in online pentru hosteluri
Oaspeții completează toată sosirea înainte să ajungă la clădire: identitate, plată, regulile casei și taxa de sejur, de pe telefon, în aproximativ 3 minute. Când check-in-ul se termină, codurile lor de acces sunt emise și ghidul digital se deschide — fără coadă, fără hârtii, fără recepție.
Ce este check-in-ul online pentru un hostel?
Check-in-ul online înseamnă că oaspetele completează înregistrarea — date personale, verificare ID, plăți, semnătura regulilor casei — pe propriul dispozitiv, înainte de sosire, în loc să o facă la recepție. În EZ2Stay, fiecare rezervare generează un link de check-in securizat, trimis cu 48–72h înainte de sosire; wizardul colectează exact ce cere legea din țara ta pentru evidența turiștilor, verifică ID-ul oaspetelui cu potrivire selfie, ia plata, și abia apoi emite codurile de acces de 4 cifre pentru poartă, intrare, dormitor și locker.
| Funcționalitate | Limită | Status |
|---|---|---|
| Link de check-in securizat per rezervare, trimis cu 48–72h înainte de sosire | fereastra de trimitere e fixată de logica de remindere a platformei | Live |
| Wizard configurabil: date, plată, ID, selfie, reguli, extra | ordinea pașilor e fixă; proprietarul alege ce pași sunt obligatorii | Live |
| Verificare ID + selfie cu verificare automată în blacklist | interfața oaspetelui e azi în engleză; mai multe limbi sunt pe roadmap | Live |
| Coduri de acces emise la finalizare — un cod, patru zone | TTLock e singurul brand de lacăte live | Live |
| Colectarea datelor pentru evidența legală a turiștilor | transmiterea automată e live pentru România; alte țări colectează datele acum, transmiterea e pe roadmap | Live |
| Semnătura regulilor casei, cu versionare | check-in-urile deja semnate nu se re-semnează la schimbarea regulilor | Live |
Cum funcționează
- Rezervarea ajunge. O rezervare de pe orice canal de booking ajunge automat în EZ2Stay — channel manager-ul și PMS-ul fac parte din pachet.
- Oaspetele primește linkul. Cu 48–72h înainte de sosire, oaspetele primește un link de check-in securizat prin email sau mesaj.
- Face check-in de pe telefon. Date, plată și taxă de sejur, poza ID-ului, selfie live, semnătura regulilor casei — aproximativ 3 minute cap-coadă.
- Codurile sunt emise. La finalizare, codurile de 4 cifre ale oaspetelui, cu valabilitate limitată, sunt generate pentru poartă, intrare, dormitor și locker, și se activează la ora de check-in.
- Urmărești totul în timp real. Dashboard-ul arată progresul fiecărui check-in live — retrimiți linkuri, verifici documente sau treci peste un pas direct de pe telefon.
Ce configurează proprietarul
| Setare | Implicit | Cine poate schimba |
|---|---|---|
| Ce pași din wizard sunt obligatorii | toți pașii activați | Proprietar |
| Suma garanției | dezactivat | Proprietar |
| Strictețea potrivirii selfie | valoare implicită sigură, ajustabilă într-un interval fix | Proprietar |
| Retenția documentului de identitate | 90 de zile | Proprietar |
| Retenția selfie-ului (biometric) | șters în ≤30 de zile după checkout | Neconfigurabil — intenționat |
| Textul regulilor casei și orele de liniște | ore de liniște 22:00–08:00 | Proprietar |
Acest flux rulează în producție la Popcorn Hostel, București — 49 de paturi, 63 de lacăte inteligente — unde fiecare oaspete face check-in online înainte de sosire, iar clădirea funcționează fără recepție.
Nu e potrivit dacă
- Vrei ca oaspeții să facă check-in la o recepție cu personal — EZ2Stay e construit să elimine acest pas, nu să digitalizeze coada.
- Operezi în Italia și ai nevoie de o sosire complet nesupravegheată: de la decizia Consiliului de Stat din 2025, cineva trebuie să verifice vizual oaspeții acolo — vezi pagina noastră de conformitate pentru Italia.
Întrebări frecvente despre EZ2Stay pentru hosteluri
Cât durează check-in-ul online pentru un oaspete?
Aproximativ 3 minute: date personale, plată și taxă de sejur, poza ID-ului, selfie live, semnătura regulilor casei. Oaspeții îl fac de pe propriul telefon, înainte de sosire.
Check-in-ul online e legal?
În majoritatea țărilor UE, da — legea cere colectarea și raportarea datelor oaspeților, nu o recepție fizică. Exportul evidenței pentru România e live în EZ2Stay azi. Italia e excepția: o decizie a Consiliului de Stat din 2025 cere acolo o verificare vizuală în persoană, pe care niciun instrument la distanță nu o poate satisface singur.
Ce se întâmplă dacă un oaspete nu finalizează check-in-ul?
Primește remindere automate, iar tu vezi check-in-urile incomplete în dashboard, cu retrimitere dintr-un tap. Codurile se emit doar după finalizarea check-in-ului, deci nimeni nu ajunge neverificat.
Oaspeții trebuie să instaleze o aplicație?
Nu. Check-in-ul și ghidul digital rulează în browser, ca o aplicație PWA — linkul funcționează pe orice telefon, fără nimic de instalat.
Ce se întâmplă dacă un oaspete refuză selfie-ul biometric?
Consimțământul e explicit, iar refuzul e permis: check-in-ul se finalizează fără selfie, iar proprietarul e alertat să verifice identitatea altfel. Selfie-urile care sunt totuși făcute sunt șterse în ≤30 de zile după checkout — această retenție nu e configurabilă, intenționat.