Glossar für den Hostelbetrieb

Alloggiati Web ist das Online-Portal der italienischen Polizei, über das Beherbergungsbetriebe nach der Ankunft die Identitätsdaten jedes Gastes melden.

Seit einem Urteil des Consiglio di Stato (Staatsrat) von 2025 verlangt das italienische Recht zudem, dass jemand bei der Ankunft per Sichtprüfung bestätigt, dass der Gast zu seinem Ausweis passt – Self-Check-in allein erfüllt die Meldepflicht dort daher nicht mehr.

In EZ2Stay Die Erfassung der Gästedaten ist live; das Erzeugen und Übermitteln der Alloggiati-Web-Datei selbst steht auf der Roadmap.

Italiens Pflicht zur persönlichen Prüfung beim Self-Check-in

Ein bettenbasiertes PMS ist ein Property-Management-System, das jedes Bett in einem Mehrbettzimmer als eigene buchbare und zuweisbare Einheit behandelt.

Das unterscheidet sich von Hotel-PMS auf Zimmerebene, bei dem eine Buchung den ganzen Raum blockiert, egal wie viele Betten er enthält. Bettenbasierte Systeme können einzelne Betten im selben Mehrbettzimmer zuweisen, verschieben und bepreisen.

In EZ2Stay Channel Manager und PMS sind im EZ2Stay-Paket enthalten und von Anfang an bettenbasiert gebaut.

So werden Betten in Mehrbettzimmern automatisch zugewiesen

Biometrische Verifizierung ist die Bestätigung einer Identität anhand eines einzigartigen körperlichen Merkmals, etwa eines Live-Selfies, das mit einem Ausweisfoto abgeglichen wird.

Beim Hostel-Check-in wird dabei meist ein Live-Selfie mit dem Foto im Ausweisdokument des Gastes verglichen, um zu bestätigen, dass Person und Dokument zusammenpassen. Nach der DSGVO gelten solche Daten als besondere Kategorie personenbezogener Daten und erfordern eine ausdrückliche Einwilligung.

In EZ2Stay Für die biometrische Verifizierung genutzte Selfies werden spätestens 30 Tage nach dem Check-out gelöscht – nicht konfigurierbar.

Ausweis- und Selfie-Prüfung, Schritt für Schritt

Ein Channel Manager ist eine Software, die Verfügbarkeit und Preise von Zimmern oder Betten in Echtzeit über mehrere Buchungsportale hinweg synchron hält.

Er verhindert Überbuchungen: Wird ein Bett auf einem Portal verkauft, schließt der Channel Manager es automatisch auf allen anderen angebundenen Portalen. Er sitzt zwischen der Unterkunft und OTAs wie Booking.com oder Hostelworld.

In EZ2Stay Channel Manager und PMS sind im EZ2Stay-Paket enthalten.

So werden Buchungen über Kanäle hinweg synchronisiert

Die Gästemeldung ist die gesetzliche Pflicht, Identitätsdaten jedes Gastes zu erfassen und oft innerhalb einer festgelegten Frist an eine örtliche Behörde zu melden.

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land: Welche Daten erhoben werden, wem sie gemeldet werden und die Frist – alles variiert, ein Ablauf für das Recht eines Landes erfüllt daher nicht automatisch das eines anderen. Die länderspezifischen Regeln finden Sie auf unseren Compliance-Seiten.

In EZ2Stay Die Erfassung der Daten für die Gästemeldung läuft überall; der Export des Ankunftsformulars für Rumänien ist heute live, weitere Länder stehen auf der Roadmap.

Die Regeln zur Gästemeldung in Rumänien im Detail

Die Kurtaxe, auch City Tax genannt, ist eine Abgabe pro Person und Nacht, die eine Gemeinde von Gästen in registrierten Unterkünften erhebt.

Satz und Erhebungsweise legt jeder Ort selbst fest, sie unterscheiden sich daher je nach Stadt und teils sogar nach Saison; die Unterkunft erhebt die Abgabe in der Regel beim Check-in und führt sie nach dem Zeitplan der örtlichen Behörde an die Gemeinde ab.

In EZ2Stay Die Kurtaxe wird automatisch pro Person und Nacht zu dem Satz berechnet, den der Inhaber für seine Gemeinde festlegt, und in der Check-in-Summe ausgewiesen.

So wird die Kurtaxe berechnet und erhoben

Ein Mehrbettzimmer ist ein Schlafraum mit mehreren einzelnen Betten, meist Etagenbetten, der pro Bett statt als ganzer Raum vermietet wird.

Mehrbettzimmer können gemischt oder nach Geschlecht getrennt belegt sein, und ihre Belegung ändert sich Bett für Bett, wenn Gäste an unterschiedlichen Tagen an- und abreisen – anders als ein Hotelzimmer, das als eine Einheit wechselt.

In EZ2Stay Jedes Bett in einem Mehrbettzimmer ist eine eigene buchbare Einheit: Jede Buchung landet auf einem bestimmten Bett, und Gäste können einen Wunsch nach unterem Etagenbett hinzubuchen, den EZ2Stay automatisch zuweist.

Bettenbestand in jedem Mehrbettzimmer

Der Meldeschein ist das deutsche Formular zur Gästemeldung, das Beherbergungsbetriebe von jedem erwachsenen Gast beim Check-in ausfüllen und unterschreiben lassen.

Er hält die Identität und die Aufenthaltsdaten jedes Gastes für die örtliche Meldebehörde fest, und Hotels und Hostels müssen ausgefüllte Formulare zur Einsicht aufbewahren.

In EZ2Stay Der Check-in-Assistent erfasst bereits die Identitäts- und Aufenthaltsdaten, die die meisten Gesetze zur Gästemeldung verlangen; das Erzeugen des Meldescheins für Deutschland steht auf der Roadmap.

So erfasst der Check-in-Assistent rechtlich relevante Daten

Ein No-Show ist eine bestätigte Buchung, bei der der Gast weder anreist noch storniert und die Buchung über das Anreisedatum hinaus ungeklärt bleibt.

No-Shows unterscheiden sich von Stornierungen, weil keine Mitteilung erfolgt; deshalb verlangen viele Unterkünfte eine No-Show-Gebühr oder eine Kartengarantie bei der Buchung. Nach der Markierung wird zudem das Bett für eine neue Vergabe frei.

In EZ2Stay Eine Buchung wird automatisch als No-Show markiert, sobald das Anreisedatum ohne jede Check-in-Aktivität verstrichen ist.

Ankünfte, Check-ins und No-Shows vom Smartphone aus im Blick

Der Online-Check-in ist das Erledigen der Anmeldung – Identität, Zahlung, Hausordnung – auf dem eigenen Gerät des Gastes, bevor er die Unterkunft erreicht.

Er ersetzt den Schritt am Empfangstresen durch einen Selbstbedienungsablauf vor der Anreise, sodass der Gast bereit für den Zugang zu seinem Zimmer ankommt, statt sich zum Anmelden anzustellen.

In EZ2Stay Der Online-Check-in dauert etwa 3 Minuten. Sobald der eigene Check-in des Gastes abgeschlossen ist, öffnet derselbe Link sein digitales Gästehandbuch; am Anreisetag wird sein persönlicher Türcode auf die Schlösser übertragen und erscheint nur dort – Türcodes werden nie per Nachricht versendet.

Online-Check-in von Anfang bis Ende

Eine OTA ist eine Website oder Plattform wie Booking.com oder Hostelworld, auf der Reisende Unterkünfte direkt suchen und buchen.

OTAs erheben in der Regel eine Provision pro Buchung im Gegenzug für Vertrieb und Sichtbarkeit, und die meisten Unterkünfte sind auf mehreren gleichzeitig gelistet – deshalb muss die Verfügbarkeit über alle hinweg synchron bleiben.

In EZ2Stay Channel Manager und PMS sind im EZ2Stay-Paket enthalten.

So fließen OTA-Buchungen in EZ2Stay ein

Eine PWA ist eine Website, die sich wie eine installierte App verhält – im Vollbild, schnell und offline nutzbar –, ohne Download aus einem App-Store.

Gäste oder Mitarbeitende können eine PWA direkt aus dem Browser zum Startbildschirm ihres Smartphones hinzufügen, und sie funktioniert für bereits geladene Inhalte auch ohne Verbindung weiter.

In EZ2Stay Das digitale Gästehandbuch und das Admin-Dashboard laufen beide als PWA, ohne Installation über einen App-Store.

Das Gästehandbuch, das als PWA läuft

Receptionless bezeichnet ein Betriebsmodell, bei dem eine Unterkunft ohne besetzten Empfangstresen arbeitet und Identitätsprüfung, Zahlung und Zugang vollständig über automatisierte Systeme abwickelt.

Gäste erledigen Anmeldung und erhalten Zugang zur Tür selbstständig zu jeder Uhrzeit, statt bei einer Person am Tresen einzuchecken. Der Begriff beschreibt das Betriebsmodell, nicht eine einzelne Software.

In EZ2Stay Das Popcorn Hostel in Bukarest läuft heute vollständig ohne Rezeption, ohne besetzten Tresen an irgendeiner Stelle der Gästereise.

So schneidet EZ2Stay im Vergleich zu Software mit besetztem Tresen ab

Eine Rückbuchung (Chargeback) ist die von der Bank des Gastes veranlasste Rückabwicklung einer Kartenzahlung, wenn der Gast die Abbuchung bestreitet, statt bei der Unterkunft eine Erstattung zu beantragen.

Die Bank klärt den Streit direkt mit dem Kartenaussteller und dem Händler und kann das Geld unabhängig von der eigenen Erstattungsregel der Unterkunft zurückholen. Klare, detaillierte Belege und unterschriebene Vereinbarungen senken das Rückbuchungsrisiko.

In EZ2Stay Kartenzahlungen laufen über Stripe, das Streitfälle zu Rückbuchungen direkt mit dem Kartenaussteller abwickelt.

So funktionieren Zahlungen, Kautionen und Rechnungsstellung

Schlüsselloser Zugang ist ein System, das physische Schlüssel durch digitale oder numerische Codes zum Öffnen von Türen ersetzt, die meist automatisch vergeben und gesperrt werden.

Er macht Schlüsselübergabe und Ersatz verlorener Schlüssel überflüssig, da sich Codes zeitlich begrenzen und pro Gast oder Aufenthalt eindeutig vergeben lassen.

In EZ2Stay Der schlüssellose Zugang läuft über TTLock: Jeder Gast erhält einen persönlichen Code für Tor, Eingang und Mehrbettzimmer (in einer Gruppe erhalten alle denselben Code); Schließfächer stehen auf der Roadmap.

Ein Code, jede Tür: So funktioniert der Zugang

Self-Check-in ist ein Ablauf, der es einem Gast ermöglicht, allein Zugang zu Zimmer oder Gebäude zu erhalten, ohne dass ein Mitarbeitender einen Schlüssel übergibt oder ein Dokument persönlich prüft.

Er lässt sich mit einem vorab abgeschlossenen Online-Check-in kombinieren oder komplett bei der Ankunft über ein Terminal oder Tastenfeld abwickeln. Die genauen rechtlichen Anforderungen an eine Ankunft ohne Personal unterscheiden sich von Land zu Land.

In EZ2Stay Türcodes werden nie per Nachricht versendet. Am Anreisetag wird der persönliche Code des Gastes auf die Schlösser übertragen und erscheint nur in seinem digitalen Gästehandbuch, das sich öffnet, sobald sein eigener Online-Check-in abgeschlossen ist – ohne Arbeitsschritt des Personals.

So funktioniert Self-Check-in ohne Rezeption

SES.HOSPEDAJES ist das Online-System der spanischen Regierung, über das Identitäts- und Aufenthaltsdaten jedes Gastes in registrierten Unterkünften gemeldet werden.

Die Meldefrist ist kurz und gilt für jede Art von Unterkunft, auch für Hostels und die Vermietung pro Bett – die genauen Anforderungen finden Sie auf unserer Compliance-Seite zu Spanien.

In EZ2Stay Die Erfassung der Identitäts- und Aufenthaltsdaten der Gäste ist live; das Erstellen und Übermitteln des SES.HOSPEDAJES-Datensatzes steht auf der Roadmap.

Die Meldefrist für SES.HOSPEDAJES in Spanien erklärt

Ein Zugangscode ist eine numerische oder digitale Berechtigung, die eine bestimmte Tür oder Zone für ein begrenztes, festgelegtes Zeitfenster öffnet.

Hostels setzen Zugangscodes statt physischer Schlüssel ein, damit sich jeder Gast, jedes Teammitglied und jede Zone einzeln nachverfolgen und sperren lässt. Die Codes werden meist automatisch erzeugt und laufen nach einem Zeitplan ab, der an den Aufenthalt gekoppelt ist.

In EZ2Stay Jeder Gast erhält einen persönlichen 4-stelligen Türcode (in einer Gruppe erhalten alle denselben Code) für Tor, Eingang und Mehrbettzimmer (Schließfächer stehen auf der Roadmap), gültig nur für seinen Aufenthalt. Türcodes werden nie per Nachricht versendet. Am Anreisetag wird der persönliche Code des Gastes auf die Schlösser übertragen und erscheint nur in seinem digitalen Gästehandbuch, das sich öffnet, sobald sein eigener Online-Check-in abgeschlossen ist.

So funktioniert der Zugang mit einem Code bei EZ2Stay