Glosario de operaciones de hostel

El acceso sin llave es un sistema que sustituye las llaves físicas por códigos digitales o numéricos para abrir puertas, normalmente emitidos y revocados de forma automática.

Elimina la entrega de llaves en un mostrador y el proceso de reposición de llaves perdidas, ya que los códigos pueden tener un plazo limitado y ser únicos por huésped o por estancia.

En EZ2Stay el acceso sin llave funciona con TTLock: cada huésped recibe un código personal para la puerta exterior, la entrada y la habitación compartida (en un grupo, todos reciben el mismo código); las taquillas figuran en el Roadmap.

Un código, todas las puertas: cómo funciona el acceso

Alloggiati Web es el portal en línea que la policía italiana pone a disposición de los alojamientos para comunicar los datos de identidad de cada huésped tras su llegada.

Desde una sentencia de 2025 del Consejo de Estado italiano (Consiglio di Stato), la ley italiana exige además que alguien confirme visualmente en la llegada que el huésped coincide con su documento de identidad, de modo que el check-in autónomo por sí solo ya no cumple allí la obligación de comunicación.

En EZ2Stay la recogida de datos de los huéspedes ya funciona; generar y enviar el propio fichero de Alloggiati Web figura en el Roadmap.

La norma italiana de comprobación presencial para el check-in autónomo

Un channel manager es un software que mantiene sincronizadas en tiempo real la disponibilidad y las tarifas de habitaciones o camas en varios sitios de reserva.

Existe para evitar el overbooking: cuando se vende una cama en un sitio, el channel manager la cierra automáticamente en todos los demás sitios conectados. Se sitúa entre el alojamiento y las OTA, como Booking.com o Hostelworld.

En EZ2Stay el channel manager y el PMS están incluidos en el paquete de EZ2Stay.

Cómo se sincronizan las reservas entre canales

El check-in autónomo es un proceso que permite al huésped acceder a su habitación o al edificio por su cuenta, sin que haya personal para entregarle una llave o comprobar un documento en persona.

Puede combinarse con un check-in online completado con antelación, o hacerse por completo a la llegada mediante un kiosco o un teclado. Los requisitos legales exactos para una llegada sin atención presencial varían según el país.

En EZ2Stay los códigos de puerta nunca se envían por mensaje. El día de la llegada, el código personal del huésped se carga en las cerraduras y aparece únicamente en su guía digital del huésped, que se abre cuando él mismo ha completado su check-in online; no hace falta ningún paso del personal.

Cómo funciona el check-in autónomo sin recepción

El check-in online es el proceso de completar el registro de llegada (identidad, pago, normas de la casa) desde el propio dispositivo del huésped antes de llegar al alojamiento.

Sustituye el trámite de check-in en un mostrador por un flujo de autoservicio enviado antes de la llegada, de modo que el huésped llega listo para acceder a su habitación en lugar de hacer cola para registrarse.

En EZ2Stay el check-in online lleva unos 3 minutos. Cuando el huésped completa su propio check-in, el mismo enlace abre su guía digital del huésped; el día de la llegada su código de puerta personal se carga en las cerraduras y aparece solo allí: los códigos de puerta nunca se envían por mensaje.

El check-in online, de principio a fin

Un código de acceso es una credencial numérica o digital que abre una puerta o una zona concreta durante un periodo limitado y definido.

Los hostels usan códigos de acceso en lugar de llaves físicas para poder controlar y revocar por separado cada huésped, empleado o zona. Suelen generarse automáticamente y caducan según un calendario ligado a la estancia.

En EZ2Stay cada huésped recibe un código de puerta personal de 4 dígitos (en un grupo, todos reciben el mismo código) para la puerta exterior, la entrada y la habitación compartida (las taquillas figuran en el Roadmap), válido solo durante su estancia. Los códigos de puerta nunca se envían por mensaje. El día de la llegada, el código personal del huésped se carga en las cerraduras y aparece únicamente en su guía digital del huésped, que se abre cuando él mismo ha completado su check-in online.

Cómo funciona el acceso con un solo código de EZ2Stay

Un contracargo es la anulación de un pago con tarjeta iniciada por el banco del huésped, que disputa el cargo en lugar de pedir un reembolso al alojamiento.

El banco investiga la disputa directamente con el emisor de la tarjeta y el comercio, y puede recuperar los fondos con independencia de la política de reembolso del propio alojamiento. Los recibos detallados y los acuerdos firmados reducen el riesgo de contracargo.

En EZ2Stay los pagos con tarjeta se procesan con Stripe, que gestiona las disputas por contracargo directamente con el emisor de la tarjeta.

Cómo funcionan los pagos, las fianzas y la facturación

Un dormitorio compartido es una habitación con varias camas individuales, normalmente literas, que se alquila por cama y no como habitación completa.

Puede ser mixto o separado por género, y su ocupación cambia cama a cama a medida que los huéspedes llegan y se van en fechas distintas, a diferencia de una habitación de hotel, que se renueva como una sola unidad.

En EZ2Stay cada cama de un dormitorio es una unidad reservable por sí misma: cada reserva se asigna a una cama concreta, y los huéspedes pueden comprar la preferencia por la cama de abajo de la litera, que EZ2Stay asigna automáticamente.

Inventario a nivel de cama en cada dormitorio

Un Meldeschein es el formulario alemán de registro de huéspedes que los alojamientos hacen completar y firmar a cada huésped adulto en el check-in.

Recoge la identidad y los datos de la estancia de cada huésped para la autoridad local de registro, y los hoteles y hostels deben conservar los formularios completados para posibles inspecciones.

En EZ2Stay el asistente de check-in ya recoge los datos de identidad y de estancia que exigen la mayoría de las leyes de registro de huéspedes; la generación del Meldeschein específico para Alemania figura en el Roadmap.

Cómo recoge el asistente de check-in los datos legales

Un no-show es una reserva confirmada en la que el huésped nunca llega y tampoco cancela, dejando la reserva sin resolver después de la fecha de llegada.

Los no-shows se distinguen de las cancelaciones porque no se avisa, y por eso muchos alojamientos cobran una penalización o exigen una garantía con tarjeta al reservar. Además, una vez marcados, liberan la cama para reasignarla.

En EZ2Stay una reserva se marca automáticamente como no-show cuando pasa la fecha de llegada sin actividad de check-in.

Consulta llegadas, check-ins y no-shows desde el móvil

Una OTA es un sitio web o plataforma, como Booking.com u Hostelworld, donde los viajeros buscan y reservan alojamiento directamente.

Las OTA suelen cobrar una comisión por reserva a cambio de distribución y visibilidad, y la mayoría de los alojamientos se anuncian en más de una a la vez, por lo que la disponibilidad debe mantenerse sincronizada en todas.

En EZ2Stay el channel manager y el PMS están incluidos en el paquete de EZ2Stay.

Cómo se sincronizan las reservas de las OTA con EZ2Stay

Un PMS a nivel de cama es un sistema de gestión hotelera que trata cada cama de un dormitorio compartido como una unidad reservable y asignable por sí misma.

Se diferencia del PMS hotelero por habitaciones, donde una reserva bloquea la habitación entera sin importar cuántas camas tenga. Los sistemas a nivel de cama pueden asignar, mover y tarifar camas individuales dentro del mismo dormitorio.

En EZ2Stay el channel manager y el PMS están incluidos en el paquete de EZ2Stay, diseñado desde el principio a nivel de cama.

Cómo se asignan automáticamente las camas dentro de los dormitorios

Una PWA es un sitio web diseñado para comportarse como una aplicación instalada (a pantalla completa, rápida y utilizable sin conexión) sin descargarla de una tienda de aplicaciones.

Huéspedes o personal pueden añadir una PWA a la pantalla de inicio del móvil directamente desde el navegador, y sigue funcionando, con el contenido ya cargado, incluso sin conexión.

En EZ2Stay la guía digital del huésped y el panel de administración funcionan como PWA, sin instalar nada desde una tienda de aplicaciones.

La guía digital que funciona como PWA

Receptionless, o «sin recepción», es un modelo operativo en el que el alojamiento funciona sin un mostrador con personal y gestiona identidad, pagos y accesos íntegramente con sistemas automatizados.

Los huéspedes completan el registro y obtienen acceso a la puerta por su cuenta, a cualquier hora, en lugar de hacer el check-in con una persona en un mostrador. El término describe el modelo operativo, no un software concreto.

En EZ2Stay Popcorn Hostel, en Bucarest, funciona hoy de forma totalmente receptionless, sin ningún mostrador con personal en ningún punto del recorrido del huésped.

Así se compara EZ2Stay con el software para mostradores con personal

El registro de huéspedes es la obligación legal de anotar los datos identificativos de cada huésped y, a menudo, de comunicarlos a una autoridad local en un plazo determinado.

Los requisitos varían según el país: los datos que se recogen, a quién se comunican y el plazo cambian, por lo que un proceso pensado para la ley de un país no cumple automáticamente la de otro. Consulta nuestras páginas de cumplimiento normativo para ver las normas de cada país.

En EZ2Stay la recogida de datos para el registro de huéspedes funciona en todos los países; la exportación del formulario de llegada de Rumanía ya está operativa, y los demás países figuran en el Roadmap.

Las normas de registro de huéspedes de Rumanía, al detalle

SES.HOSPEDAJES es el sistema en línea del Gobierno de España para comunicar los datos de identidad y de estancia de cada huésped en los alojamientos registrados.

El plazo de comunicación es corto y se aplica a todo tipo de alojamiento, incluidos los hostels y los alquileres por camas; consulta nuestra página de cumplimiento normativo de España para ver los requisitos exactos.

En EZ2Stay la recogida de datos de identidad y de fechas de estancia ya funciona; generar y enviar el payload de SES.HOSPEDAJES figura en el Roadmap.

El plazo de comunicación de SES.HOSPEDAJES en España, explicado

La tasa turística, o city tax, es una cuota por persona y noche que un municipio cobra a los huéspedes alojados en establecimientos registrados.

La tarifa y el método de cobro se fijan a nivel local, por lo que varían según la ciudad e incluso según la temporada en algunos lugares; el alojamiento suele cobrarla en el check-in y la abona al municipio según el calendario que fije la administración local.

En EZ2Stay la tasa turística se calcula automáticamente, por persona y noche, con la tarifa municipal que fija el propietario, y aparece en el total del check-in.

Cómo se calcula y se cobra la tasa turística

La verificación biométrica es el proceso de confirmar la identidad mediante un rasgo físico único, como una selfie en directo comparada con la foto de un documento de identidad.

En el check-in de un hostel suele consistir en comparar una selfie en directo con la foto del documento del huésped para confirmar que la persona y el documento coinciden. El RGPD la trata como dato personal de categoría especial y exige consentimiento explícito.

En EZ2Stay las selfies usadas en la verificación biométrica se eliminan ≤30 días después del check-out, y no es configurable.

Verificación con documento y selfie, paso a paso