Glossário de operações de hostel

O acesso sem chaves é um sistema que substitui as chaves físicas por códigos digitais ou numéricos para abrir portas, normalmente emitidos e revogados de forma automática.

Dispensa a entrega de chaves na receção e o processo de substituição de chaves perdidas, uma vez que os códigos podem ter prazo de validade e ser únicos por hóspede ou por estadia.

No EZ2Stay o acesso sem chaves funciona com TTLock: cada hóspede recebe um código pessoal para o portão, a entrada e o dormitório (num grupo, todos recebem o mesmo código); os cacifos estão no Roadmap.

Um código, todas as portas: como funciona o acesso

O Alloggiati Web é o portal em linha que a polícia italiana disponibiliza aos alojamentos para comunicarem os dados de identidade de cada hóspede após a chegada.

Desde uma decisão de 2025 do Consiglio di Stato italiano, a lei italiana exige também que alguém confirme visualmente, à chegada, que o hóspede corresponde ao seu documento de identificação, pelo que o check-in autónomo, por si só, já não cumpre aí a obrigação de comunicação.

No EZ2Stay a recolha de dados dos hóspedes está em produção (Live); gerar e submeter o próprio ficheiro do Alloggiati Web está no Roadmap.

A regra italiana de verificação presencial no check-in autónomo

Um channel manager é um software que mantém a disponibilidade e as tarifas de quartos ou camas sincronizadas, em tempo real, entre vários sites de reservas.

Existe para evitar o overbooking: quando uma cama é vendida num site, o channel manager fecha-a automaticamente em todos os outros sites ligados. Situa-se entre a propriedade e as OTA, como o Booking.com ou o Hostelworld.

No EZ2Stay o channel manager e o PMS estão incluídos no pacote EZ2Stay.

Como as reservas se sincronizam entre canais

Um chargeback é a reversão de um pagamento com cartão iniciada pelo banco do hóspede, que contesta a cobrança em vez de pedir um reembolso ao alojamento.

Os bancos tratam a contestação diretamente com o emissor do cartão e com o comerciante, e podem recuperar os fundos independentemente da política de reembolso do próprio alojamento. Recibos detalhados e acordos assinados reduzem o risco de chargeback.

No EZ2Stay os pagamentos com cartão são processados pela Stripe, que trata as contestações de chargeback diretamente com o emissor do cartão.

Como funcionam os pagamentos, as cauções e a faturação

O check-in autónomo é um processo que permite ao hóspede aceder ao quarto ou ao edifício por si próprio, sem um colaborador presente para entregar uma chave ou verificar um documento em pessoa.

Pode ser combinado com um check-in online concluído antecipadamente, ou feito inteiramente à chegada num quiosque ou teclado. Os requisitos legais exatos para a chegada sem presença de pessoal variam consoante o país.

No EZ2Stay os códigos de acesso nunca são enviados por mensagem. No dia da chegada, o código pessoal do hóspede é carregado nas fechaduras e aparece apenas no seu guia digital do hóspede, que só abre depois de o próprio hóspede concluir o check-in online — sem qualquer passo de um colaborador.

Como funciona o check-in autónomo sem receção

O check-in online é o processo de concluir o registo de chegada — identidade, pagamento, regras da casa — no dispositivo do próprio hóspede, antes de chegar à propriedade.

Substitui o passo de check-in na receção por um fluxo de autoatendimento enviado antes da chegada, para que o hóspede chegue pronto a aceder ao quarto em vez de esperar numa fila para se registar.

No EZ2Stay o check-in online demora cerca de 3 minutos. Depois de o próprio hóspede concluir o check-in, o mesmo link abre o seu guia digital do hóspede; no dia da chegada, o código de acesso pessoal é carregado nas fechaduras e aparece apenas aí — os códigos de acesso nunca são enviados por mensagem.

O check-in online, do princípio ao fim

Um código de acesso é uma credencial numérica ou digital que abre uma porta ou uma zona específica durante um período limitado e definido.

Os hostels usam códigos de acesso em vez de chaves físicas para poderem controlar e revogar separadamente cada hóspede, colaborador ou zona. Costumam ser gerados automaticamente e expiram segundo um calendário associado à estadia.

No EZ2Stay cada hóspede recebe um código de acesso pessoal de 4 dígitos (num grupo, todos recebem o mesmo código) para o portão, a entrada e o dormitório (cacifos no Roadmap), válido apenas durante a estadia. Os códigos de acesso nunca são enviados por mensagem. No dia da chegada, o código pessoal do hóspede é carregado nas fechaduras e aparece apenas no seu guia digital do hóspede, que só abre depois de o próprio hóspede concluir o check-in online.

Como funciona o acesso com um só código do EZ2Stay

Um dormitório é um quarto de dormir partilhado, com várias camas individuais, normalmente beliches, alugado por cama e não como quarto inteiro.

Os dormitórios podem ser mistos ou separados por género, e a sua ocupação muda cama a cama à medida que os hóspedes chegam e partem em datas diferentes — ao contrário de um quarto de hotel, que roda como uma única unidade.

No EZ2Stay cada cama de um dormitório é uma unidade reservável própria: cada reserva fica numa cama concreta e os hóspedes podem comprar a preferência por cama de baixo, que o EZ2Stay atribui automaticamente.

Inventário ao nível da cama em todos os dormitórios

O Meldeschein é o formulário alemão de registo de hóspedes que os alojamentos fazem preencher e assinar a cada hóspede adulto no check-in.

Regista a identidade e os dados da estadia de cada hóspede para a autoridade local de registo, e os hotéis e hostels têm de conservar os formulários preenchidos para inspeção.

No EZ2Stay o assistente de check-in já recolhe os dados de identidade e de estadia que a maioria das leis de registo de hóspedes exige; a geração do Meldeschein específico para a Alemanha está no Roadmap.

Como o assistente de check-in recolhe os dados legais

Um no-show é uma reserva confirmada em que o hóspede nunca chega nem cancela, deixando a reserva por resolver depois da data de chegada.

Os no-shows distinguem-se dos cancelamentos porque não é dado qualquer aviso, e é por isso que muitos alojamentos cobram uma taxa de no-show ou exigem uma garantia por cartão na reserva. Depois de assinalados, libertam também a cama para nova atribuição.

No EZ2Stay uma reserva é assinalada automaticamente como no-show quando a data de chegada passa sem qualquer atividade de check-in.

Veja chegadas, check-ins e no-shows a partir do telemóvel

Uma OTA é um site ou plataforma, como o Booking.com ou o Hostelworld, onde os viajantes procuram e reservam alojamento diretamente.

As OTA cobram normalmente uma comissão por reserva em troca de distribuição e visibilidade, e a maioria dos alojamentos está listada em mais do que uma em simultâneo — por isso a disponibilidade tem de se manter sincronizada em todas.

No EZ2Stay o channel manager e o PMS estão incluídos no pacote EZ2Stay.

Como as reservas das OTA se sincronizam no EZ2Stay

Um PMS ao nível da cama é um sistema de gestão de alojamentos que trata cada cama de um dormitório partilhado como uma unidade própria, reservável e atribuível.

É diferente do PMS hoteleiro por quarto, em que uma reserva bloqueia o quarto inteiro, independentemente do número de camas. Os sistemas ao nível da cama conseguem atribuir, mudar e definir o preço de camas individuais no mesmo dormitório.

No EZ2Stay o channel manager e o PMS estão incluídos no pacote EZ2Stay, concebidos ao nível da cama desde o início.

Como as camas são atribuídas automaticamente nos dormitórios

Uma PWA é um site concebido para se comportar como uma aplicação instalada — em ecrã inteiro, rápido e utilizável offline — sem descarregar nada de uma loja de aplicações.

Hóspedes ou colaboradores podem adicionar uma PWA ao ecrã principal do telemóvel diretamente a partir do navegador, e ela continua a funcionar, para o conteúdo já carregado, mesmo sem ligação ativa.

No EZ2Stay o guia digital do hóspede e o painel de administração funcionam ambos como PWA, sem instalação a partir de uma loja de aplicações.

O guia digital do hóspede que funciona como PWA

O registo de hóspedes é a obrigação legal de registar os dados de identificação de cada hóspede, muitas vezes comunicando-os a uma autoridade local num prazo definido.

Os requisitos diferem por país: os dados recolhidos, a quem são comunicados e o prazo variam, pelo que um processo pensado para a lei de um país não cumpre automaticamente a de outro. Consulte as nossas páginas de conformidade para as regras de cada país.

No EZ2Stay a recolha de dados para o registo de hóspedes funciona em todo o lado; a exportação do formulário de chegada da Roménia está em produção (Live) e os outros países estão no Roadmap.

As regras de registo de hóspedes da Roménia, na íntegra

Sem receção é um modelo de funcionamento em que uma propriedade opera sem balcão de atendimento com pessoal, tratando identificação, pagamentos e acesso inteiramente por sistemas automáticos.

Os hóspedes concluem o registo e obtêm acesso à porta por si próprios, a qualquer hora, em vez de fazerem o check-in com uma pessoa ao balcão. O termo descreve o modelo de funcionamento, não um software em particular.

No EZ2Stay o Popcorn Hostel, em Bucareste, funciona hoje totalmente sem receção, sem balcão com pessoal em qualquer momento do percurso do hóspede.

Veja como o EZ2Stay se compara com software de balcão com pessoal

O SES.HOSPEDAJES é o sistema em linha do governo espanhol para comunicar os dados de identidade e de estadia de cada hóspede de um alojamento registado.

O prazo de comunicação é curto e aplica-se a todos os tipos de alojamento, incluindo hostels e arrendamentos cama a cama — consulte a nossa página de conformidade de Espanha para os requisitos exatos.

No EZ2Stay a recolha dos dados de identidade e das datas de estadia está em produção (Live); produzir e submeter o payload do SES.HOSPEDAJES está no Roadmap.

O prazo de comunicação do SES.HOSPEDAJES, em Espanha, explicado

A taxa turística, ou city tax, é um valor por pessoa e por noite que um município cobra aos hóspedes de alojamentos registados.

O valor e o método de cobrança são definidos localmente, pelo que variam consoante a cidade e, nalguns sítios, até com a época do ano; o alojamento costuma cobrá-la no check-in e entregá-la ao município segundo um calendário fixado pela autoridade local.

No EZ2Stay a taxa turística é calculada automaticamente, por pessoa e por noite, ao valor municipal que o proprietário define, e aparece no total do check-in.

Como a taxa turística é calculada e cobrada

A verificação biométrica é o processo de confirmar a identidade através de uma característica física única, como uma selfie em direto comparada com um documento de identificação com fotografia.

No check-in de um hostel, compara normalmente uma selfie em direto com a fotografia do documento de identificação do hóspede, para confirmar que a pessoa e o documento correspondem. É tratada como dados pessoais de categoria especial ao abrigo do RGPD, exigindo consentimento explícito.

No EZ2Stay as selfies usadas na verificação biométrica são eliminadas no máximo 30 dias após o check-out — não é configurável.

Verificação com documento de identificação e selfie, passo a passo