Glossario della gestione di un ostello

Alloggiati Web è il portale online della Polizia di Stato con cui i gestori di strutture ricettive comunicano i dati identificativi di ogni ospite dopo l'arrivo.

Dopo la sentenza del Consiglio di Stato del 2025, la legge italiana richiede anche che qualcuno confermi visivamente all'arrivo che l'ospite corrisponda al suo documento: il solo check-in autonomo non soddisfa più, lì, l'obbligo di comunicazione.

In EZ2Stay la raccolta dei dati degli ospiti è live; la generazione e l'invio del file Alloggiati Web sono in roadmap.

La regola italiana del controllo di persona per il check-in autonomo

La camerata è una stanza condivisa con più letti singoli, di solito letti a castello, affittata per letto anziché come camera intera.

Le camerate possono essere miste o divise per genere, e la loro occupazione cambia letto per letto man mano che gli ospiti arrivano e partono in date diverse, a differenza di una camera d'albergo, che si libera come un'unica unità.

In EZ2Stay ogni letto di una camerata è un'unità prenotabile a sé: ogni prenotazione viene assegnata a un letto specifico e gli ospiti possono acquistare la preferenza per il letto a castello inferiore, che EZ2Stay assegna in automatico.

Inventario per letto in ogni camerata

Un channel manager è un software che mantiene allineate in tempo reale disponibilità e tariffe di camere o letti su più siti di prenotazione.

Serve a prevenire l'overbooking: quando un letto viene venduto su un sito, il channel manager lo chiude automaticamente su tutti gli altri siti collegati. Si colloca tra la struttura e le OTA come Booking.com o Hostelworld.

In EZ2Stay channel manager e PMS sono inclusi nel pacchetto EZ2Stay.

Come si sincronizzano le prenotazioni tra i canali

Il chargeback è lo storno di un pagamento con carta avviato dalla banca dell'ospite, che contesta l'addebito invece di chiedere un rimborso alla struttura.

Le banche esaminano la contestazione direttamente con l'emittente della carta e con l'esercente, e possono riprendersi i fondi a prescindere dalla politica di rimborso della struttura. Ricevute dettagliate e accordi firmati riducono il rischio di chargeback.

In EZ2Stay i pagamenti con carta passano da Stripe, che gestisce le contestazioni di chargeback direttamente con l'emittente della carta.

Come funzionano pagamenti, cauzioni e fatturazione

Il check-in autonomo è un processo che permette all'ospite di accedere alla camera o all'edificio da solo, senza personale presente che consegni una chiave o verifichi un documento di persona.

Può essere abbinato a un check-in online completato in anticipo, oppure svolgersi interamente all'arrivo tramite chiosco o tastiera. I requisiti legali esatti per un arrivo non presidiato variano da paese a paese.

In EZ2Stay i codici della porta non vengono mai inviati per messaggio. Il giorno dell'arrivo il codice personale dell'ospite viene caricato sulle serrature e compare solo nella sua guida digitale dell'ospite, che si apre una volta completato il suo check-in online — nessun intervento del personale.

Come funziona il check-in autonomo senza reception

Il check-in online è il processo con cui l'ospite completa la registrazione all'arrivo — identità, pagamento, regole della casa — sul proprio dispositivo prima di raggiungere la struttura.

Sostituisce il passaggio del check-in al banco con un percorso in autonomia inviato prima dell'arrivo, così l'ospite arriva pronto ad accedere alla camera invece di mettersi in coda per registrarsi.

In EZ2Stay il check-in online richiede circa 3 minuti. Una volta completato il check-in dell'ospite, lo stesso link apre la sua guida digitale dell'ospite; il giorno dell'arrivo il suo codice personale viene caricato sulle serrature e compare solo lì — i codici della porta non vengono mai inviati per messaggio.

Il check-in online, dall'inizio alla fine

Il codice di accesso è una credenziale numerica o digitale che apre una porta o una zona specifica per un intervallo di tempo limitato e definito.

Gli ostelli usano i codici di accesso al posto delle chiavi fisiche, così ogni ospite, membro del personale o zona può essere tracciato e revocato in modo indipendente. I codici di solito si generano in automatico e scadono secondo una pianificazione legata al soggiorno.

In EZ2Stay ogni ospite riceve un codice di accesso personale di 4 cifre (in un gruppo, tutti ricevono lo stesso codice) per cancello, ingresso e camerata (armadietti in roadmap), valido solo per il suo soggiorno. I codici della porta non vengono mai inviati per messaggio. Il giorno dell'arrivo il codice personale dell'ospite viene caricato sulle serrature e compare solo nella sua guida digitale dell'ospite, che si apre una volta completato il suo check-in online.

Come funziona l'accesso con un solo codice di EZ2Stay

L'ingresso senza chiavi è un sistema che sostituisce le chiavi fisiche con codici digitali o numerici per aprire le porte, di solito emessi e revocati in automatico.

Elimina la consegna della chiave a mano e la procedura di sostituzione di una chiave smarrita, perché i codici possono avere una durata limitata ed essere unici per ospite o per soggiorno.

In EZ2Stay l'ingresso senza chiavi funziona con TTLock: ogni ospite riceve un codice personale per cancello, ingresso e camerata (in un gruppo, tutti ricevono lo stesso codice); gli armadietti sono in roadmap.

Un codice, ogni porta: come funziona l'accesso

Il Meldeschein è il modulo tedesco di registrazione degli ospiti che le strutture ricettive fanno compilare e firmare a ogni ospite adulto al check-in.

Registra l'identità e i dati del soggiorno di ogni ospite per l'autorità locale di registrazione, e hotel e ostelli devono conservare i moduli compilati per eventuali controlli.

In EZ2Stay la procedura guidata di check-in raccoglie già i dati identificativi e del soggiorno richiesti dalla maggior parte delle leggi sulla registrazione degli ospiti; la generazione del Meldeschein per la Germania è in roadmap.

Come la procedura guidata di check-in raccoglie i dati richiesti dalla legge

Un no-show è una prenotazione confermata in cui l'ospite non si presenta e non cancella, lasciando la prenotazione irrisolta dopo la data di arrivo.

I no-show si distinguono dalle cancellazioni perché non viene dato alcun preavviso, ed è per questo che molte strutture addebitano una penale per il no-show o richiedono una carta a garanzia al momento della prenotazione. Una volta segnalati, liberano inoltre il letto per essere riassegnato.

In EZ2Stay una prenotazione viene segnalata automaticamente come no-show quando la data di arrivo passa senza alcuna attività di check-in.

Vedi arrivi, check-in e no-show dal telefono

Un'OTA è un sito o una piattaforma, come Booking.com o Hostelworld, dove i viaggiatori cercano e prenotano direttamente un alloggio.

Le OTA di solito applicano una commissione per prenotazione in cambio di distribuzione e visibilità, e la maggior parte delle strutture è presente su più di una contemporaneamente: per questo la disponibilità deve restare sincronizzata su tutte.

In EZ2Stay channel manager e PMS sono inclusi nel pacchetto EZ2Stay.

Come le prenotazioni delle OTA si sincronizzano in EZ2Stay

Un PMS per letto è un sistema di gestione della struttura che tratta ogni letto di una camerata condivisa come un'unità prenotabile e assegnabile a sé.

Si distingue dai PMS alberghieri a livello di camera, dove una prenotazione blocca un'intera camera a prescindere da quanti letti contenga. I sistemi per letto possono assegnare, spostare e tariffare singoli letti nella stessa camerata.

In EZ2Stay channel manager e PMS sono inclusi nel pacchetto EZ2Stay, progettati fin dall'inizio per letto.

Come i letti vengono assegnati in automatico nelle camerate

Una PWA è un sito web progettato per comportarsi come un'app installata — a schermo intero, veloce e utilizzabile offline — senza bisogno di scaricarla da uno store.

Ospiti o personale possono aggiungere una PWA alla schermata Home del telefono direttamente dal browser, e continua a funzionare, per i contenuti già caricati, anche senza connessione.

In EZ2Stay la guida digitale dell'ospite e la dashboard di amministrazione funzionano entrambe come PWA, senza installazione da store.

La guida digitale che funziona come PWA

Receptionless, o «senza reception», è un modello operativo in cui una struttura funziona senza un banco presidiato e gestisce identità, pagamenti e accessi interamente con sistemi automatizzati.

Gli ospiti completano la registrazione e ottengono l'accesso alla porta da soli, a qualsiasi ora, invece di fare il check-in con una persona al banco. Il termine descrive il modello operativo, non un singolo software.

In EZ2Stay Popcorn Hostel di Bucarest funziona oggi in modo completamente receptionless, senza alcun banco presidiato in nessun punto del percorso dell'ospite.

Come EZ2Stay si confronta con i software per banco presidiato

La registrazione degli ospiti è l'obbligo di legge di registrare i dati identificativi di ogni ospite, spesso comunicandoli a un'autorità locale entro un termine stabilito.

I requisiti cambiano da paese a paese: quali dati si raccolgono, a chi si comunicano e il termine variano, quindi un processo pensato per la legge di un paese non soddisfa automaticamente quella di un altro. Consulta le nostre pagine sulla conformità per le regole di ciascun paese.

In EZ2Stay la raccolta dei dati per la registrazione degli ospiti funziona ovunque; l'esportazione del modulo di arrivo per la Romania è live oggi, gli altri paesi sono in roadmap.

Le regole romene sulla registrazione degli ospiti, per intero

SES.HOSPEDAJES è il sistema online del governo spagnolo per comunicare i dati identificativi e del soggiorno di ogni ospite nelle strutture ricettive registrate.

Il termine di comunicazione è breve e vale per ogni tipo di alloggio, compresi gli ostelli e gli affitti letto per letto: consulta la nostra pagina sulla conformità per la Spagna per i requisiti esatti.

In EZ2Stay la raccolta dei dati identificativi e delle date del soggiorno è live; la produzione e l'invio del payload SES.HOSPEDAJES sono in roadmap.

Il termine di comunicazione di SES.HOSPEDAJES in Spagna, spiegato

La tassa di soggiorno, o city tax, è un importo per persona e per notte che un comune addebita agli ospiti alloggiati in strutture registrate.

Aliquota e modalità di riscossione sono stabilite a livello locale, quindi variano da città a città e in alcuni posti perfino per stagione; la struttura di norma la riscuote al check-in e la versa al comune secondo una scadenza fissata dall'autorità locale.

In EZ2Stay la tassa di soggiorno viene calcolata automaticamente, per persona e per notte, all'aliquota del comune impostata dal titolare, e mostrata nel totale del check-in.

Come si calcola e si addebita la tassa di soggiorno

La verifica biometrica è il processo con cui si conferma un'identità tramite un tratto fisico unico, come un selfie dal vivo confrontato con un documento con foto.

Nel check-in di un ostello, di solito confronta un selfie dal vivo con la foto sul documento dell'ospite per confermare che persona e documento corrispondano. Per il GDPR è un dato personale di categoria particolare e richiede il consenso esplicito.

In EZ2Stay i selfie usati per la verifica biometrica vengono eliminati entro 30 giorni dal check-out — non configurabile.

Verifica dell'identità con documento e selfie, passo per passo