Funktion
Online-Check-in für Hostels
Gäste erledigen die gesamte Anreise auf dem Smartphone, bevor sie das Gebäude erreichen – Identität, Zahlung inklusive Kurtaxe, Hausordnung – in etwa 3 Minuten. Ihr Türcode erscheint am Anreisetag im digitalen Gästehandbuch.
Was ist Online-Check-in für ein Hostel?
Online-Check-in bedeutet: Der Gast erledigt die Anmeldung – persönliche Angaben, Ausweisprüfung, Zahlung, Unterschrift unter die Hausordnung – vor der Anreise auf dem eigenen Gerät, statt an einer Rezeption. In EZ2Stay erzeugt jede Buchung einen sicheren Check-in-Link, der 48–72 Stunden vor der Anreise versendet wird. Der Assistent erfasst genau das, was das Gästemelderecht Ihres Landes verlangt, prüft den Ausweis des Gastes per Selfie-Abgleich, nimmt die Zahlung entgegen und öffnet erst dann das Gästehandbuch. Dort erscheint am Anreisetag (ab 07:00 Uhr Ortszeit der Unterkunft) ein persönlicher 4-stelliger Code für Tor, Eingang und Mehrbettzimmer; bei einer Gruppe erhalten alle denselben Code. Der Code wird nie per Nachricht verschickt.
Was kann es heute – und wo liegen die Grenzen?
Jede Funktion mit ihrer ehrlichen Grenze und ihrem Status: Live, Beta oder Roadmap.
| Funktion | Grenze | Status |
|---|---|---|
| Individueller, sicherer Check-in-Link pro Buchung, 48–72 Stunden vor der Anreise versendet | das Versandfenster ist durch die Erinnerungslogik der Plattform fest vorgegeben | Live |
| Konfigurierbarer Assistent: Angaben, Ausweis + Selfie, Extras, Zahlung inklusive Kurtaxe, Hausordnung | die REIHENFOLGE der Schritte ist fest; Inhaber wählen, welche Schritte Pflicht sind | Live |
| Ausweis- und Selfie-Prüfung mit automatischem Blacklist-Abgleich | der Check-in läuft heute in 16 Sprachen; weitere Sprachen stehen auf der Roadmap | Live |
| Türcode nur im Gästehandbuch, das sich nach Abschluss öffnet – ein Code für Tor, Eingang und Mehrbettzimmer | TTLock ist die einzige live unterstützte Schloss-Marke | Live |
| Erfassung der Daten für das gesetzliche Gästeregister; für Rumänien wird das Meldeformular als PDF-Export vorbereitet | die Unterkunft übergibt das Formular selbst an die Behörde – die automatische Übermittlung ist geplant; andere Länder erfassen die Daten bereits, die Meldung steht auf der Roadmap | Live |
| Unterschrift unter die Hausordnung mit Versionierung | bereits unterschriebene Check-ins werden bei Änderungen der Regeln nie erneut unterschrieben | Live |
Wie funktioniert es, Schritt für Schritt?
Die Buchung kommt an
Eine Reservierung aus jedem Buchungskanal landet automatisch in EZ2Stay – Channel Manager und PMS sind Teil des Pakets.
Der Gast erhält seinen Link
48–72 Stunden vor der Anreise erhält der Gast einen sicheren Check-in-Link per E-Mail oder Nachricht.
Der Check-in läuft auf dem Smartphone
Angaben, Ausweisfoto und Live-Selfie, Extras, Zahlung inklusive Kurtaxe, Unterschrift unter die Hausordnung – in etwa 3 Minuten von Anfang bis Ende.
Das Gästehandbuch öffnet sich
Nach Abschluss öffnet sich das Gästehandbuch des Gastes. Am Anreisetag um 07:00 Uhr wird sein persönlicher 4-stelliger Code (bei einer Gruppe erhalten alle denselben Code) auf die Schlösser von Tor, Eingang und Mehrbettzimmer übertragen und erscheint im Gästehandbuch; er gilt ab der Check-in-Zeit.
Sie sehen live zu
Das Dashboard zeigt den Fortschritt jedes Check-ins live – Links erneut senden, Dokumente prüfen oder einen Schritt vom Smartphone aus übersteuern.
Was kann der Betreiber einstellen?
Standardwerte ab dem ersten Tag – und was bewusst fest vorgegeben bleibt.
| Einstellung | Standard | Wer kann sie ändern |
|---|---|---|
| Welche Schritte des Assistenten Pflicht sind | alle Schritte aktiv | Inhaber |
| Höhe der Kaution | aus | Inhaber |
| Strenge des Selfie-Abgleichs | sicherer Standard, in einem festen Bereich einstellbar | Inhaber |
| Aufbewahrung der Ausweisdokumente | 90 Tage | Inhaber |
| Aufbewahrung des Selfies (biometrisch) | spätestens 30 Tage nach dem Check-out gelöscht | Nicht konfigurierbar – bewusst so ausgelegt |
| Text der Hausordnung und Ruhezeiten | Ruhezeiten 22:00–08:00 Uhr | Inhaber |
Wo läuft es im Produktivbetrieb?
Im Produktivbetrieb · Popcorn Hostel, Bukarest
Dieser Ablauf läuft produktiv im Popcorn Hostel in Bukarest – 49 Betten, 15 Smart-Locks –, wo jeder Gast vor der Anreise online eincheckt und das Haus ohne Rezeption betrieben wird.
Fallstudie zum Popcorn Hostel lesenNicht geeignet, wenn
- Ihre Gäste sollen an einer besetzten Rezeption einchecken – EZ2Stay ist darauf ausgelegt, diesen Schritt zu ersetzen, nicht die Warteschlange zu digitalisieren.
- Sie betreiben ein Haus in Italien und brauchen eine vollständig unbeaufsichtigte Anreise: Seit dem Urteil des italienischen Staatsrats (Consiglio di Stato) von 2025 muss dort jemand die Gäste in Augenschein nehmen – siehe unsere Compliance-Seite zu Italien.
FAQ
Online-Check-in — Fragen von Betreibern
Wie lange dauert der Online-Check-in für einen Gast?
Etwa 3 Minuten: persönliche Angaben, Zahlung und Kurtaxe, Ausweisfoto, Live-Selfie, Unterschrift unter die Hausordnung. Gäste erledigen das vor der Anreise auf ihrem eigenen Smartphone.
Ist Online-Check-in rechtlich zulässig?
In den meisten EU-Ländern ja – das Gesetz verlangt, Gästedaten zu erfassen und zu melden, nicht das Vorhandensein einer Rezeption. Der Export ins rumänische Gästeregister ist in EZ2Stay heute live. Italien ist die Ausnahme: Ein Urteil des Consiglio di Stato (Staatsrat) von 2025 verlangt dort eine persönliche Sichtprüfung, die kein Fernverfahren allein erfüllt.
Was passiert, wenn ein Gast den Check-in nicht abschließt?
Er erhält automatische Erinnerungen, und Sie sehen unvollständige Check-ins im Dashboard mit Erneut-senden per Fingertipp. Der Türcode wird nur im Gästehandbuch angezeigt, das sich erst nach Abschluss des Check-ins öffnet – niemand kommt ungeprüft hinein.
Müssen Gäste eine App installieren?
Nein. Check-in und Gästehandbuch laufen als PWA im Browser – der Link funktioniert auf jedem Smartphone, ohne Installation.
Was passiert, wenn ein Gast die automatische Selfie-Prüfung nicht möchte?
Die Einwilligung zum Gesichtsabgleich holt der Anbieter der Identitätsprüfung in der Prüfung selbst ein, vor dem Selfie. Wer ablehnt, kann stattdessen den Ausweis fotografieren, sofern die Unterkunft das erlaubt; andernfalls wendet er sich an die Unterkunft. Aufgenommene Selfies werden spätestens 30 Tage nach dem Check-out gelöscht – diese Aufbewahrung ist bewusst nicht konfigurierbar.
Führen Sie Ihr Hostel ohne Rezeption
EZ2Stay befindet sich in der geschlossenen Beta. Fragen Sie Zugang an, und wir nehmen Ihre Unterkunft auf – in der Regel nach 1–2 Wochen live, inklusive Channel Manager und PMS.