Funzionalità
Check-in online per ostelli
Gli ospiti completano l'intero arrivo dal telefono prima di raggiungere la struttura — identità, pagamento con tassa di soggiorno, regole della casa — in circa 3 minuti. Il loro codice di accesso compare nella guida digitale il giorno dell'arrivo.
Cos'è il check-in online per un ostello?
Il check-in online significa che l'ospite completa la registrazione — dati personali, verifica del documento, pagamento, firma delle regole della casa — dal proprio dispositivo prima dell'arrivo, invece che al banco della reception. In EZ2Stay ogni prenotazione genera un link di check-in sicuro, inviato 48–72 ore prima dell'arrivo; la procedura raccoglie esattamente ciò che richiede la normativa del tuo paese sulla registrazione degli ospiti, verifica il documento dell'ospite con il confronto del selfie, incassa il pagamento e solo allora apre la guida digitale dell'ospite, dove il giorno dell'arrivo (dalle 07:00, ora locale della struttura) compare il suo codice personale a 4 cifre per cancello, ingresso e camerata (in un gruppo tutti ricevono lo stesso codice). Il codice non viene mai inviato per messaggio.
Cosa fa oggi — e dove si ferma?
Ogni funzionalità con il suo limite onesto e il suo stato: Live, Beta o Roadmap.
| Funzionalità | Limite | Stato |
|---|---|---|
| Link di check-in con token per ogni prenotazione, inviato 48–72 ore prima dell'arrivo | la finestra di invio è fissata dalla logica dei promemoria della piattaforma | Live |
| Procedura configurabile: dati, documento e selfie, extra, pagamento con tassa di soggiorno, regole della casa | l'ORDINE dei passaggi è fisso; il proprietario sceglie quali sono obbligatori | Live |
| Verifica di documento e selfie con controllo automatico della blacklist | oggi il check-in funziona in 16 lingue; altre lingue sono in roadmap | Live |
| Codice di accesso mostrato solo nella guida digitale, che si apre al completamento — un solo codice per cancello, ingresso e camerata | TTLock è l'unica marca di serrature già attiva | Live |
| Raccolta dei dati per il registro legale degli ospiti; per la Romania, il modulo di registrazione preparato come esportazione PDF | la struttura consegna il modulo all'autorità — l'invio automatico è pianificato; negli altri paesi i dati si raccolgono già, l'invio è in roadmap | Live |
| Firma delle regole della casa con gestione delle versioni | i check-in già firmati non vengono mai rifirmati quando le regole cambiano | Live |
Come funziona, passo per passo?
Arriva la prenotazione
Una prenotazione da qualsiasi canale arriva in EZ2Stay in automatico: channel manager e PMS fanno parte del pacchetto.
L'ospite riceve il suo link
48–72 ore prima dell'arrivo l'ospite riceve un link di check-in sicuro via email o messaggio.
Fa il check-in dal telefono
Dati, foto del documento e selfie dal vivo, extra, pagamento con tassa di soggiorno, firma delle regole della casa: circa 3 minuti in tutto.
Si apre la guida digitale
Al termine si apre la guida digitale dell'ospite. Il giorno dell'arrivo alle 07:00 il suo codice personale a 4 cifre (in un gruppo tutti hanno lo stesso codice) viene caricato sulle serrature di cancello, ingresso e camerata e compare nella guida, valido dall'orario di check-in.
Segui tutto in tempo reale
La dashboard mostra in diretta l'avanzamento di ogni check-in: puoi reinviare i link, controllare i documenti o intervenire a mano su un passaggio dal telefono.
Cosa può configurare il proprietario?
Le impostazioni predefinite dal primo giorno e ciò che resta fisso per scelta progettuale.
| Impostazione | Valore predefinito | Chi può modificarla |
|---|---|---|
| Quali passaggi della procedura sono obbligatori | tutti attivi | Proprietario |
| Importo della cauzione | disattivata | Proprietario |
| Rigore del confronto del selfie | impostazione sicura di default, regolabile entro un intervallo fisso | Proprietario |
| Conservazione dei documenti d'identità | 90 giorni | Proprietario |
| Conservazione del selfie (dato biometrico) | cancellato entro 30 giorni dal check-out | Non configurabile, per scelta di progetto |
| Testo delle regole della casa e orari di silenzio | orari di silenzio 22:00–08:00 | Proprietario |
Dove funziona in produzione?
In produzione · Popcorn Hostel, Bucarest
Questo flusso è in produzione al Popcorn Hostel di Bucarest — 49 letti, 15 serrature smart — dove ogni ospite fa il check-in online prima dell'arrivo e la struttura funziona senza reception.
Leggi il caso di studio di Popcorn HostelNon fa per te se
- Vuoi che gli ospiti facciano il check-in a un banco con personale: EZ2Stay è pensato per eliminare quel passaggio, non per digitalizzare la fila.
- Operi in Italia e ti serve un arrivo completamente non presidiato: dopo la sentenza del Consiglio di Stato del 2025, lì qualcuno deve verificare visivamente gli ospiti — vedi la nostra pagina sulla conformità in Italia.
FAQ
Check-in online — domande dei gestori
Quanto dura il check-in online per un ospite?
Circa 3 minuti: dati personali, pagamento e tassa di soggiorno, foto del documento, selfie dal vivo, firma delle regole della casa. L'ospite lo fa dal proprio telefono, prima dell'arrivo.
Il check-in online è legale?
Nella maggior parte dei paesi UE sì: la legge richiede di raccogliere e comunicare i dati degli ospiti, non un banco fisico. L'esportazione del registro per la Romania è attiva oggi in EZ2Stay. L'Italia è l'eccezione: una sentenza del Consiglio di Stato del 2025 richiede lì un controllo visivo di persona, che nessuno strumento da remoto soddisfa da solo.
Cosa succede se un ospite non completa il check-in?
Riceve promemoria automatici e tu vedi i check-in incompleti nella dashboard, con reinvio in un tocco. Il codice di accesso compare solo nella guida digitale, che si apre solo dopo il completamento del check-in: nessuno entra senza verifica.
Gli ospiti devono installare un'app?
No. Check-in e guida digitale funzionano nel browser come PWA: il link funziona su qualsiasi telefono, senza installare nulla.
Cosa succede se un ospite non vuole il controllo automatico con selfie?
Il consenso al confronto del volto viene chiesto all'interno della verifica stessa, dal fornitore del servizio di verifica dell'identità, prima del selfie. Un ospite che rifiuta può fotografare invece il documento, dove la struttura lo consente; altrimenti contatta la struttura. I selfie scattati vengono cancellati entro 30 giorni dal check-out; questa conservazione non è configurabile, per scelta di progetto.
Gestisci il tuo ostello senza reception
EZ2Stay è in beta chiusa. Richiedi l'accesso e attiveremo la tua struttura — di solito operativa in 1–2 settimane, con channel manager e PMS inclusi.