Fonctionnalité
Check-in en ligne pour auberges de jeunesse
Les voyageurs effectuent toute leur arrivée depuis leur téléphone avant même d'atteindre le bâtiment : identité, paiement avec taxe de séjour, règlement intérieur, en 3 minutes environ. Leur code de porte s'affiche dans le livret d'accueil numérique le jour d'arrivée.
Qu'est-ce que le check-in en ligne pour une auberge de jeunesse ?
Le check-in en ligne signifie que le voyageur effectue son enregistrement (informations personnelles, vérification d'identité, paiement, signature du règlement intérieur) sur son propre appareil avant l'arrivée, au lieu de le faire à un comptoir de réception. Dans EZ2Stay, chaque réservation génère un lien de check-in sécurisé envoyé 48–72 h avant l'arrivée ; le parcours collecte exactement ce que la loi de votre pays exige pour l'enregistrement des voyageurs, vérifie la pièce d'identité par comparaison avec un selfie, encaisse le paiement, et ouvre seulement ensuite le livret d'accueil numérique, où un code personnel à 4 chiffres pour le portail, l'entrée et le dortoir (en groupe, tout le monde reçoit le même code) apparaît le jour d'arrivée (à partir de 07:00, heure locale de l'établissement). Le code n'est jamais envoyé par message.
Que fait cette fonctionnalité aujourd'hui — et où s'arrête-t-elle ?
Chaque capacité avec sa limite honnête et son statut : Live, Beta ou Roadmap.
| Fonction | Limite | Statut |
|---|---|---|
| Lien de check-in sécurisé par réservation, envoyé 48–72 h avant l'arrivée | la fenêtre d'envoi est fixée par la logique de rappel de la plateforme | Live |
| Parcours configurable : informations, pièce d'identité + selfie, extras, paiement avec taxe de séjour, règlement intérieur | l'ORDRE des étapes est fixe ; le propriétaire choisit quelles étapes sont obligatoires | Live |
| Vérification d'identité + selfie avec contrôle automatique de la liste noire | le check-in fonctionne aujourd'hui en 16 langues ; d'autres langues sont sur la roadmap | Live |
| Code de porte affiché uniquement dans le livret d'accueil numérique, qui s'ouvre une fois le check-in terminé : un seul code pour le portail, l'entrée et le dortoir | TTLock est la seule marque de serrure disponible en Live | Live |
| Collecte des données du registre légal des voyageurs ; pour la Roumanie, la fiche d'enregistrement préparée en export PDF | l'établissement remet lui-même la fiche à l'autorité — la transmission automatique est prévue ; pour les autres pays, les données sont collectées dès maintenant et la déclaration est sur la roadmap | Live |
| Signature du règlement intérieur avec gestion des versions | les check-ins déjà signés ne sont jamais re-signés lors d'un changement de règlement | Live |
Comment ça marche, étape par étape ?
La réservation arrive
Une réservation provenant de n'importe quel canal arrive automatiquement dans EZ2Stay : le channel manager et le PMS font partie de l'offre.
Le voyageur reçoit son lien
48–72 h avant l'arrivée, le voyageur reçoit un lien de check-in sécurisé par e-mail ou par message.
Il fait son check-in depuis son téléphone
Informations, photo de la pièce d'identité et selfie en direct, extras, paiement avec taxe de séjour, signature du règlement intérieur : 3 minutes environ de bout en bout.
Le livret d'accueil numérique s'ouvre
Une fois le check-in terminé, le livret d'accueil numérique du voyageur s'ouvre. Le jour d'arrivée à 07:00, son code personnel à 4 chiffres (en groupe, tout le monde reçoit le même code) est chargé sur les serrures du portail, de l'entrée et du dortoir et s'affiche dans le livret, valable à partir de l'heure de check-in.
Vous suivez tout en direct
Le tableau de bord affiche en direct l'avancement de chaque check-in : renvoyez les liens, examinez les documents ou passez outre une étape depuis votre téléphone.
Que peut configurer le propriétaire ?
Les réglages par défaut dès le premier jour, et ce qui reste fixe par conception.
| Paramètre | Par défaut | Qui peut le modifier |
|---|---|---|
| Les étapes du parcours obligatoires | toutes les étapes activées | Propriétaire |
| Montant de la caution | désactivée | Propriétaire |
| Rigueur de la comparaison du selfie | valeur par défaut sûre, ajustable dans une plage fixe | Propriétaire |
| Durée de conservation des pièces d'identité | 90 jours | Propriétaire |
| Durée de conservation du selfie (donnée biométrique) | supprimé au plus tard 30 jours après le check-out | Non configurable, par conception |
| Texte du règlement intérieur et heures de silence | heures de silence 22:00–08:00 | Propriétaire |
Où cela fonctionne-t-il en production ?
En production · Popcorn Hostel, Bucarest
Ce parcours fonctionne en production au Popcorn Hostel, à Bucarest (49 lits, 15 serrures connectées), où chaque voyageur fait son check-in en ligne avant l'arrivée et où le bâtiment fonctionne sans réception.
Lire l'étude de cas Popcorn HostelPas adapté si
- Vous souhaitez que les voyageurs fassent leur check-in à un comptoir tenu par du personnel : EZ2Stay est conçu pour supprimer cette étape, pas pour numériser la file d'attente.
- Vous exploitez en Italie et avez besoin d'une arrivée entièrement sans présence humaine : depuis l'arrêt du Conseil d'État italien de 2025, une personne doit y vérifier visuellement les voyageurs. Consultez notre page de conformité Italie.
FAQ
Check-in en ligne — questions fréquentes des exploitants
Combien de temps dure le check-in en ligne pour un voyageur ?
3 minutes environ : informations personnelles, paiement et taxe de séjour, photo de la pièce d'identité, selfie en direct, signature du règlement intérieur. Les voyageurs le font depuis leur propre téléphone, avant l'arrivée.
Le check-in en ligne est-il légal ?
Dans la plupart des pays de l'UE, oui : la loi impose de collecter et de déclarer les données des voyageurs, pas de tenir un comptoir physique. L'export du registre roumain est Live dans EZ2Stay dès aujourd'hui. L'Italie fait exception : un arrêt du Conseil d'État italien de 2025 y impose une vérification visuelle en personne, qu'aucun outil à distance ne peut satisfaire seul.
Que se passe-t-il si un voyageur ne termine pas son check-in ?
Il reçoit des rappels automatiques, et vous voyez les check-ins incomplets sur le tableau de bord, avec un renvoi du lien en un geste. Le code de porte s'affiche uniquement dans le livret d'accueil numérique, qui ne s'ouvre qu'une fois le check-in terminé : personne n'entre sans avoir été vérifié.
Les voyageurs doivent-ils installer une application ?
Non. Le check-in et le livret d'accueil numérique fonctionnent dans le navigateur sous forme de PWA : le lien marche sur n'importe quel téléphone, sans rien installer.
Que se passe-t-il si un voyageur ne veut pas du contrôle automatique par selfie ?
Le consentement pour la comparaison faciale est demandé dans la vérification elle-même, par le prestataire de vérification d'identité, avant le selfie. Un voyageur qui refuse peut photographier sa pièce d'identité à la place lorsque l'établissement l'autorise ; sinon, il contacte l'établissement. Les selfies pris sont supprimés au plus tard 30 jours après le check-out ; cette durée n'est pas configurable, par conception.
Gérez votre auberge de jeunesse sans réception
EZ2Stay est en bêta fermée. Demandez l'accès et nous mettons en route votre établissement — en général en 1–2 semaines, channel manager et PMS inclus.