Compliance-Leitfaden
Meldepflicht für Gäste: Was Hostels in Europa beachten müssen
Müssen Hostels in Europa ihre Gäste bei der Polizei melden?
Fast jedes europäische Land verpflichtet Beherbergungsbetriebe, zu erfassen, wer bei ihnen übernachtet, und die meisten verlangen, dass diese Erfassung die Polizei erreicht. Von Land zu Land unterscheiden sich drei Dinge: wer gemeldet werden muss (alle oder nur ausländische Staatsangehörige), wie schnell, und ob Sie die Daten in ein Portal übermitteln oder sie aufbewahren und auf Verlangen vorlegen. Italien und Spanien sind Länder mit Übermittlung per Portal und 24-Stunden-Frist. Portugal arbeitet ebenfalls mit Portalübermittlung, die Frist beträgt drei Arbeitstage. Frankreich und Deutschland gehören zu den Ländern, in denen man aufbewahrt und vorlegt: Sie füllen ein Formular aus, bewahren es auf und geben es der Polizei auf Verlangen heraus. Rumänien liegt dazwischen: ein Register, das der örtlichen Polizei mitgeteilt wird. Diese Seite fasst jedes System zusammen und verlinkt auf die detaillierten Regeln, mit der amtlichen Quelle für jede Aussage.
Wer muss gemeldet werden, wie schnell und wo?
| Land | Wer gemeldet werden muss | Frist | Kanal | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|---|
| Italien | Alle Gäste | 24 h ab Ankunft (6 h bei Aufenthalten unter 24 h) | Übermittlung – Portal Alloggiati Web | Art. 109 TULPS (öffnet in einem neuen Tab) |
| Spanien | Alle Gäste | Sofort, höchstens 24 h | Übermittlung – SES.HOSPEDAJES | RD 933/2021, art. 6 (öffnet in einem neuen Tab) |
| Portugal | Nur ausländische Staatsangehörige (auch aus der EU) | 3 Arbeitstage, bei Ankunft und Abreise | Übermittlung – SIBA | Lei 23/2007, art. 15–16 (öffnet in einem neuen Tab) |
| Deutschland | Nur ausländische Staatsangehörige (deutsche Staatsangehörige seit 1. Januar 2025 ausgenommen) | Am Anreisetag unterschrieben; 1 Jahr aufbewahrt | Aufbewahren & vorlegen | §29–30 BMG (öffnet in einem neuen Tab) |
| Frankreich | Nur ausländische Staatsangehörige (auch aus der EU) | Bei Ankunft ausgefüllt; 6 Monate aufbewahrt | Aufbewahren & vorlegen | CESEDA R814-1 – R814-3 (öffnet in einem neuen Tab) |
| Rumänien | Alle Gäste; zusätzliche Regeln für ausländische Staatsangehörige | Register wird der örtlichen Polizei mitgeteilt; 24 h für ausländische Staatsangehörige | Übergeben / mitteilen | HG 237/2001; OUG 194/2002 art. 12 (öffnet in einem neuen Tab) |
Was gilt überall gleich?
Drei Dinge ändern sich nie. Erstens stammen die Daten aus einem Ausweisdokument – jedes System knüpft den Eintrag an einen Reisepass oder Personalausweis, weshalb ein Check-in-Ablauf, der das Dokument vor der Ankunft erfasst, die Datenseite in jedem Land abdeckt. Zweitens gilt Datenminimierung: Die DSGVO liegt über jeder nationalen Pflicht, Sie erheben also, was das Gesetz nennt und nicht mehr, und bewahren es nur so lange auf, wie das Gesetz es verlangt. Drittens muss der Eintrag vorlegbar sein – ob Sie ihn in ein Portal übermittelt oder in der Schublade aufbewahrt haben, eine Behörde kann ihn anfordern.
Was ist nie gleich?
Wer meldepflichtig ist (alle in Italien, Spanien und Rumänien; nur ausländische Staatsangehörige in Deutschland, Frankreich und Portugal), was als Gast zählt (Kinder müssen in Deutschland nicht unterschreiben, werden anderswo aber trotzdem erfasst; Gruppenleiter können in manchen Systemen für Reisegruppen unterschreiben), die Frist (von sofort bis zu drei Arbeitstagen) und der Kanal (Portal oder Papier, das Sie aufbewahren). Deshalb ist ein einzelnes Häkchen „EU-Compliance“ in jeder Software ein Warnsignal – jedes Land braucht seinen eigenen Ablauf.
Die Kurtaxe ist eine eigene Pflicht
Gäste bei der Polizei zu melden und die kommunale Kurtaxe zu erheben sind unterschiedliche Pflichten mit unterschiedlichen Behörden, Sätzen und Abgabeterminen. EZ2Stay berechnet die Abgabe beim Online-Check-in mit dem Satz, den Sie für Ihre Gemeinde hinterlegen; die Sätze nach Städten stehen auf einer eigenen Seite.
Was automatisiert EZ2Stay heute?
Ehrlich, nach Ländern: Der Export des Gästeregisters für Rumänien ist heute live im Produktivbetrieb. Für Italien, Spanien, Portugal, Deutschland und Frankreich erfasst EZ2Stay beim Online-Check-in jedes Feld, das die nationale Regelung verlangt; die automatisierte Übermittlung bzw. Formularerstellung steht auf der Roadmap – jede Länderseite nennt ihren genauen Status. Ein struktureller Vorbehalt gilt in Italien: Seit dem Urteil des Consiglio di Stato (Staatsrat) von 2025 erfüllt kein reines Remote-Tool die persönliche Sichtprüfung, auch unseres nicht.
FAQ
Gästemeldung in Europa: häufige Fragen
Muss ich in jedem EU-Land Gäste bei der Polizei melden?
In den hier behandelten Ländern im Kern ja: Italien, Spanien und Portugal verlangen die Übermittlung der Gästedaten an ein Polizeiportal; Deutschland und Frankreich verlangen, ein unterschriebenes Formular aufzubewahren und auf Verlangen vorzulegen; Rumänien verlangt ein Register, das der örtlichen Polizei mitgeteilt wird. Fristen und Umfang unterscheiden sich – siehe Tabelle oben.
Gilt die Pflicht für EU-Bürger oder nur für Reisende aus Drittstaaten?
Das hängt vom Land ab. Italien, Spanien und Rumänien erfassen jeden Gast unabhängig von der Staatsangehörigkeit. Deutschland, Frankreich und Portugal erfassen ausländische Staatsangehörige – in Frankreich und Portugal gehören dazu auch EU-Bürger; Deutschland hat deutsche Staatsangehörige seit Januar 2025 ausgenommen.
Wer ist rechtlich verantwortlich – die Plattform, der Inhaber oder die Leitung?
Der Beherbergungsbetreiber. In allen hier behandelten Systemen liegt die gesetzliche Pflicht bei der Person oder dem Unternehmen, das die Unterkunft betreibt, nicht bei einem Softwareanbieter. Software kann die Daten erfassen, aufbereiten und in manchen Ländern übermitteln, aber die Pflicht – und die Sanktion – bleibt beim Betreiber.
Geht die rechtliche Verantwortung über, wenn eine Software die Meldung für mich übernimmt?
Nein. Niemals. Ein Tool, das für Sie meldet, erfüllt Ihre Pflicht, es übernimmt sie nicht. Schlägt eine Übermittlung fehl oder kommt sie zu spät, hält sich die Behörde an den Betreiber. Das gilt für EZ2Stay und für jeden Wettbewerber, was auch immer deren Marketing behauptet.
Geschlossene Beta
Ankünfte ohne Rezeption abwickeln
Wir nehmen Hostels auf Einladung auf. Preise ab 1,49 €/Bett/Monat (29,80 €/Monat Minimum für 1–20 Betten), 14 Tage Testphase ohne Karte, live in 1–2 Wochen.