Funktion
Digitales Gästehandbuch für Hostels
Sobald der Online-Check-in eines Gastes abgeschlossen ist, öffnet sich sein Gästehandbuch – eine Web-App ohne Installation mit den persönlichen, stets aktuellen Türcodes des Gastes, Fotos zum Self-Check-in, WLAN, Hausregeln, lokalen Empfehlungen und Notfallkontakten. Am Morgen der Abreise folgt eine Checkliste zur Abreise.
Was ist ein digitales Gästehandbuch und wie funktioniert es in einem Hostel?
Ein digitales Gästehandbuch ist eine mobile Web-App, die die gedruckte Mappe im Hostelzimmer ersetzt – Anreiseanleitung, WLAN, Regeln, lokale Tipps und Kontakte, zentral aktuell gehalten statt auf Papier neu gedruckt. In EZ2Stay öffnet sich das Gästehandbuch automatisch, sobald der Online-Check-in eines Gastes abgeschlossen ist – über einen personalisierten Link (Token), der nur zu dieser Buchung gehört. Es läuft als PWA ohne Installation und zeigt die persönlichen, aktuellen Zugangscodes des Gastes, die Self-Check-in-Anleitung mit Fotos, WLAN-Daten, Hausregeln, lokale Empfehlungen, Verkehrsverbindungen, Notfallkontakte und FAQ – dazu einen Abschnitt zum Status „Zimmer bereit“, wenn der Betreiber diese Funktion aktiviert hat.
Was kann es heute – und wo liegen die Grenzen?
Jede Funktion mit ihrer ehrlichen Grenze und ihrem Status: Live, Beta oder Roadmap.
| Funktion | Grenze | Status |
|---|---|---|
| Öffnet sich automatisch über einen Token-Link, sobald der Check-in abgeschlossen ist | Gästehandbuch derzeit auf Englisch und Rumänisch; weitere Sprachen stehen auf der Roadmap | Live |
| Läuft als PWA – keine Installation über einen App-Store | benötigt bei jedem Öffnen eine Internetverbindung; für die Offline-Nutzung wird nichts zwischengespeichert | Live |
| Zeigt die persönlichen, aktuellen Zugangscodes und den Schlossstatus des Gastes | angezeigt werden nur die Codes dieses Gastes, abgerufen aus demselben System, das sie ausstellt | Live |
| Self-Check-in-Anleitung mit Fotos: Tor, Eingang, Mehrbettzimmer | die Fotos werden einmal pro Unterkunft hinterlegt und nicht pro Gast personalisiert | Live |
| Lokale Empfehlungen, Verkehrsverbindungen, WLAN, Hausregeln, Notfallkontakte, FAQ | Inhalte schreibt und pflegt der Betreiber; sie werden nicht automatisch bezogen | Live |
| Checkliste zur Abreise am Morgen des Abreisetags | Versandzeit vom Betreiber einstellbar; der Inhalt der Checkliste ist eine feste Vorlage | Live |
Wie funktioniert es, Schritt für Schritt?
Der Check-in wird abgeschlossen
Sobald ein Gast seinen Online-Check-in beendet hat – Angaben, Ausweis, Selfie, Extras, Zahlung, Hausregeln –, wird derselbe Link zu seinem Gästehandbuch und über den gewählten Kanal erneut versendet.
Das Gästehandbuch öffnet sich auf dem Handy
Ein Token-Link, gesendet über den bevorzugten Kanal des Gastes, öffnet eine PWA im Browser – nichts muss installiert werden.
Die Self-Check-in-Anleitung führt hinein
Fotos führen Schritt für Schritt durch Tor, Eingang und Mehrbettzimmer – neben den persönlichen, aktuellen Zugangscodes.
Alles Weitere ist nur einen Scroll entfernt
WLAN, Hausregeln, lokale Empfehlungen, Verkehrsverbindungen, Notfallkontakte und FAQ – alles weiter unten im selben Handbuch.
Am Abreisemorgen kommt eine Checkliste
Der Gast erhält vor seiner Check-out-Zeit eine Checkliste zur Abreise – Gepäck, Leihartikel, Schließfach, abgezogenes Bett.
Was kann der Betreiber einstellen?
Standardwerte ab dem ersten Tag – und was bewusst fest vorgegeben bleibt.
| Einstellung | Standard | Wer kann es ändern |
|---|---|---|
| Welche Abschnitte des Gästehandbuchs angezeigt werden | alle Abschnitte aktiv | Betreiber |
| Lokale Empfehlungen, FAQ, Inhalt der Hausregeln | vom Betreiber verfasst | Betreiber |
| Abschnitt „Zimmer bereit“ | noch nicht verfügbar – es gibt keine Benachrichtigung „Zimmer bereit“ | Roadmap – heute nicht vom Betreiber einstellbar |
| Versandzeit der Abreise-Checkliste | 08:00 Uhr am Abreisetag | Betreiber |
| Sprache des Gästehandbuchs | Englisch oder Rumänisch | Gast – weitere Sprachen stehen auf der Roadmap |
Wo läuft es im Produktivbetrieb?
Im Produktivbetrieb · Popcorn Hostel, Bukarest
Dieses Gästehandbuch läuft produktiv im Popcorn Hostel in Bukarest – 49 Betten, 15 Smart-Locks –, wo der Link jedes Gastes zu seinem Gästehandbuch wird, sobald sein eigener Online-Check-in abgeschlossen ist. Die Self-Check-in-Anleitung für das Gebäude ist sofort da; der persönliche Türcode erscheint am Anreisetag und wird nie per Nachricht versendet.
Fallstudie zum Popcorn Hostel lesenNicht geeignet, wenn
- Sie brauchen das Gästehandbuch in einer anderen Sprache als Englisch oder Rumänisch – weitere Sprachen stehen auf der Roadmap, sind heute aber nicht live.
- Sie möchten einen KI-Chatbot, der im Handbuch Gästefragen beantwortet – die Inhalte werden heute vom Betreiber geschrieben; einen Gesprächsassistenten gibt es nicht.
- Sie möchten ein gedrucktes statt eines digitalen Gästehandbuchs – das Handbuch von EZ2Stay gibt es nur als Web-App (PWA), es gibt keine physische Mappe zum Aushändigen.
FAQ
Digitales Gästehandbuch — Fragen von Betreibern
Wann erhält ein Gast sein Gästehandbuch?
Automatisch, sobald sein Online-Check-in abgeschlossen ist – ohne gesonderte Anfrage und ohne Download.
Müssen Gäste eine App installieren?
Nein. Das Gästehandbuch läuft als PWA im Browser – es muss nichts installiert werden. Bei jedem Öffnen wird eine Internetverbindung benötigt; für die Offline-Nutzung wird nichts zwischengespeichert.
In welchen Sprachen ist das Gästehandbuch verfügbar?
Heute auf Englisch und Rumänisch. Weitere Gastsprachen stehen auf der Roadmap und sind noch nicht live.
Zeigt das Gästehandbuch dem Gast seine eigenen Türcodes?
Ja – die aktuellen Zugangscodes und der Schlossstatus des Gastes werden im Handbuch angezeigt, abgerufen aus demselben System, das sie ausstellt.
Was passiert am Abreisetag?
Der Gast erhält an diesem Morgen eine Checkliste zur Abreise – Gepäck, Leihartikel, Schließfach, abgezogenes Bett – vor seiner Check-out-Zeit, zu einer vom Betreiber einstellbaren Versandzeit.
Führen Sie Ihr Hostel ohne Rezeption
EZ2Stay befindet sich in der geschlossenen Beta. Fragen Sie Zugang an, und wir nehmen Ihre Unterkunft auf – in der Regel nach 1–2 Wochen live, inklusive Channel Manager und PMS.