Guide de conformité
Lois d'enregistrement des clients pour les auberges de jeunesse en Europe
Les auberges de jeunesse européennes doivent-elles déclarer leurs voyageurs à la police ?
Presque tous les pays européens imposent aux hébergeurs de consigner qui dort dans leurs murs, et la plupart exigent que cette trace parvienne à la police. D'un pays à l'autre, trois points changent : qui doit être déclaré (tout le monde, ou seulement les ressortissants étrangers), dans quel délai, et si vous transmettez les données sur un portail ou si vous les conservez pour les remettre sur demande. L'Italie et l'Espagne imposent une transmission sur portail avec un délai de 24 heures. Le Portugal impose aussi une transmission sur portail, avec un délai de trois jours ouvrés. La France et l'Allemagne relèvent du modèle « conserver et présenter » : vous remplissez une fiche, vous la conservez et vous la remettez à la police si elle la demande. La Roumanie se situe entre les deux : un registre communiqué à la police locale. Cette page résume chaque régime et renvoie vers les règles détaillées, avec la source officielle de chaque affirmation.
Qui doit être déclaré, dans quel délai et où ?
| Pays | Qui doit être enregistré | Délai | Canal | Texte de référence |
|---|---|---|---|---|
| Italie | Tous les clients | 24 h après l'arrivée (6 h si le séjour dure moins de 24 h) | Transmission — portail Alloggiati Web | Art. 109 TULPS (s'ouvre dans un nouvel onglet) |
| Espagne | Tous les clients | Immédiatement, 24 h maximum | Transmission — SES.HOSPEDAJES | RD 933/2021, art. 6 (s'ouvre dans un nouvel onglet) |
| Portugal | Ressortissants étrangers uniquement (UE comprise) | 3 jours ouvrés, à l'entrée et à la sortie | Transmission — SIBA | Lei 23/2007, art. 15–16 (s'ouvre dans un nouvel onglet) |
| Allemagne | Ressortissants étrangers uniquement (ressortissants allemands dispensés depuis le 1er janvier 2025) | Signée le jour de l'arrivée ; conservée 1 an | Conserver et présenter | §29–30 BMG (s'ouvre dans un nouvel onglet) |
| France | Ressortissants étrangers uniquement (UE comprise) | Remplie à l'arrivée ; conservée 6 mois | Conserver et présenter | CESEDA R814-1 – R814-3 (s'ouvre dans un nouvel onglet) |
| Roumanie | Tous les clients ; règles supplémentaires pour les ressortissants étrangers | Registre communiqué à la police locale ; 24 h pour les ressortissants étrangers | Remise / communication | HG 237/2001 ; OUG 194/2002 art. 12 (s'ouvre dans un nouvel onglet) |
Qu'est-ce qui est identique partout ?
Trois choses ne changent jamais. Premièrement, les données proviennent d'une pièce d'identité : chaque régime rattache la fiche à un passeport ou à une carte d'identité, c'est pourquoi un parcours de check-in qui saisit le document avant l'arrivée couvre le volet « données » dans tous les pays. Deuxièmement, la minimisation des données s'applique : le RGPD vient se superposer à chaque obligation nationale, vous ne collectez donc que ce que la loi énumère, et vous ne le conservez que le temps qu'elle l'exige. Troisièmement, la fiche doit pouvoir être présentée : que vous l'ayez transmise sur un portail ou rangée dans un tiroir, un agent peut vous la demander.
Qu'est-ce qui n'est jamais pareil ?
Qui doit être déclaré (tout le monde en Italie, en Espagne et en Roumanie ; seulement les ressortissants étrangers en Allemagne, en France et au Portugal), ce qui compte comme client (les enfants sont dispensés de signature en Allemagne mais restent enregistrés ailleurs ; les chefs de groupe peuvent signer pour les groupes organisés dans certains régimes), le délai (de l'immédiat à trois jours ouvrés) et le canal (portail, ou papier que vous conservez). C'est pourquoi une case « conformité UE » unique dans un logiciel est un signal d'alerte : chaque pays demande son propre parcours.
La taxe de séjour est une obligation distincte
Déclarer les clients à la police et collecter la taxe de séjour municipale sont deux obligations différentes, avec des autorités, des taux et des calendriers de déclaration différents. EZ2Stay calcule la taxe pendant le check-in en ligne, au taux que vous configurez pour votre commune ; les taux ville par ville ont leur propre page.
Qu'est-ce qu'EZ2Stay automatise aujourd'hui ?
En toute franchise, pays par pays : l'export du registre des clients pour la Roumanie est en production aujourd'hui. Pour l'Italie, l'Espagne, le Portugal, l'Allemagne et la France, EZ2Stay collecte au check-in en ligne tous les champs exigés par le régime national ; la déclaration automatisée ou la génération du formulaire figurent sur la Roadmap, et chaque page pays indique son statut exact. Une réserve structurelle s'applique en Italie : depuis l'arrêt du Conseil d'État italien de 2025, aucun outil purement à distance ne satisfait au contrôle visuel en personne, le nôtre compris.
FAQ
L'enregistrement des voyageurs en Europe : questions fréquentes
Dois-je déclarer les clients à la police dans tous les pays de l'UE ?
Dans les pays traités ici, oui sur le fond : l'Italie, l'Espagne et le Portugal imposent de transmettre les données des clients à un portail de police ; l'Allemagne et la France imposent de conserver une fiche signée et de la présenter sur demande ; la Roumanie impose un registre communiqué à la police locale. Les délais et le périmètre diffèrent : voir le tableau ci-dessus.
L'obligation concerne-t-elle les citoyens de l'UE, ou seulement les voyageurs hors UE ?
Cela dépend du pays. L'Italie, l'Espagne et la Roumanie enregistrent tous les clients, quelle que soit leur nationalité. L'Allemagne, la France et le Portugal enregistrent les ressortissants étrangers, et en France comme au Portugal cela inclut les citoyens de l'UE ; l'Allemagne en dispense ses ressortissants depuis janvier 2025.
Qui est juridiquement responsable : la plateforme, le propriétaire ou le gérant ?
L'exploitant de l'hébergement. Dans tous les régimes traités ici, l'obligation légale pèse sur la personne ou la société qui exploite l'établissement, et non sur un éditeur de logiciel. Un logiciel peut collecter, préparer et, dans certains pays, transmettre les données, mais l'obligation, et la sanction, restent à la charge de l'exploitant.
Si un logiciel déclare à ma place, la responsabilité juridique est-elle transférée ?
Non. Jamais. Un outil qui déclare pour vous exécute votre obligation, il ne la prend pas à sa charge. Si une transmission échoue ou arrive en retard, l'autorité se tourne vers l'exploitant. C'est vrai pour EZ2Stay comme pour tous ses concurrents, quoi que dise leur marketing.
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Nous accueillons les auberges de jeunesse sur invitation. Tarif par lit à partir de 1,49 €/lit/mois (minimum de 29,80 €/mois pour 1–20 lits), essai de 14 jours sans carte bancaire, mise en route en 1–2 semaines.