Funktion
Automatische Gästenachrichten für Hostels
Die richtige Nachricht geht im richtigen Moment des Aufenthalts raus – Check-in-Link, Erinnerung, Link zum Gästehandbuch, Bewertungsanfrage –, ohne dass jemand etwas von Hand tippt. Gäste wählen beim Check-in ihren eigenen Kanal, und jede Nachricht hält sich daran.
Was sind automatische Gästenachrichten in einem Hostel?
Automatische Gästenachrichten bedeuten, dass Nachrichten entlang der Gästereise – Check-in-Links, Erinnerungen, der Link zum Gästehandbuch, Bewertungsanfragen – nach einem an die Buchung gekoppelten Zeitplan versendet werden, statt jedem Gast von Hand zu schreiben. Türcodes werden nie per Nachricht verschickt: Sie erscheinen nur im Gästehandbuch, das sich öffnet, sobald der eigene Online-Check-in des Gastes abgeschlossen ist. In EZ2Stay wählt der Gast in Schritt 1 des Online-Check-ins einen bevorzugten Kanal (WhatsApp, SMS, E-Mail oder keine proaktiven Benachrichtigungen); die Nachrichten gehen über diesen Kanal raus – WhatsApp von einem verknüpften Gerät auf der eigenen Nummer der Unterkunft, SMS über ein SMS-Gateway oder E-Mail – mit automatischem Ausweichkanal bei Zustellproblemen und Zustellverfolgung pro Nachricht.
Was kann es heute – und wo liegen die Grenzen?
Jede Funktion mit ihrer ehrlichen Grenze und ihrem Status: Live, Beta oder Roadmap.
| Funktion | Grenze | Status |
|---|---|---|
| Automatische Nachrichten entlang der Gästereise: Check-in-Link, Erinnerungen, Link zum Gästehandbuch, Bewertungsanfragen | der Zeitpunkt folgt dem Zeitplan der Buchung und lässt sich nicht pro Nachricht frei anpassen | Live |
| Vom Gast gewählter Kanal: WhatsApp, SMS, E-Mail oder keine proaktiven Benachrichtigungen | der Betreiber kann die Auswahl ausblenden und stattdessen einen Standardkanal festlegen | Live |
| Automatische Ausweichkette bei Zustellproblemen | zuerst erneute Versuche, dann Wechsel auf den Ausweichkanal des Gastes; ein endgültiger Fehlschlag erscheint im Admin-Feed des Betreibers | Live |
| Einwilligung für Servicenachrichten und für Marketing getrennt | wer Marketing ablehnt, erhält keine Werbenachrichten mehr; Check-in-Links und Bestätigungen kommen weiterhin an | Live |
| Türcodes werden nie per Nachricht übermittelt | der Code wird nur im Gästehandbuch angezeigt, nach dem eigenen Online-Check-in des Gastes | Live |
| Versand in der bevorzugten Sprache des Gastes, sofern bekannt | der Online-Check-in läuft heute in 16 Sprachen, das Gästehandbuch auf Englisch und Rumänisch; weitere Sprachen stehen auf der Roadmap | Live |
Wie funktioniert es, Schritt für Schritt?
Die Buchung trifft ein
EZ2Stay kennt Gast, Reisedaten und die Nachrichten, die der Aufenthalt braucht, bevor der Gast den Check-in-Link überhaupt öffnet.
Der Gast wählt einen Kanal
In Schritt 1 des Check-ins wählt der Gast WhatsApp, SMS, E-Mail oder gar keine proaktiven Benachrichtigungen.
Nachrichten entlang der Gästereise gehen automatisch raus
Check-in-Link, Erinnerungen, der Link zum Gästehandbuch nach abgeschlossenem Check-in und eine Bewertungsanfrage nach dem Aufenthalt – jeweils über den gewählten Kanal des Gastes.
Die Zustellung wird verfolgt
Die Status gesendet, zugestellt, gelesen und fehlgeschlagen werden pro Nachricht protokolliert; ein fehlgeschlagener Versand wird wiederholt und wechselt dann auf den konfigurierten Ausweichkanal des Gastes.
Der Betreiber sieht, was Aufmerksamkeit braucht
Nachrichten, die nach erneuten Versuchen und Kanalwechsel weiter fehlschlagen, erscheinen im Admin-Feed des Betreibers – so geht keine zeitkritische Information verloren.
Was kann der Betreiber einstellen?
Standardwerte ab dem ersten Tag – und was bewusst fest vorgegeben bleibt.
| Einstellung | Standard | Wer kann es ändern |
|---|---|---|
| Ob Gäste ihren Benachrichtigungskanal selbst wählen | Gäste wählen selbst (WhatsApp, SMS, E-Mail oder keinen) | Betreiber – kann die Auswahl ausblenden und einen Standardkanal festlegen |
| Ausweichkanal nach Zustellproblemen | SMS | Nicht konfigurierbar – Systemstandard |
| Marketing-Einwilligung für Werbenachrichten | aus, bis der Gast zustimmt | Gast – getrennt von der Einwilligung für Servicenachrichten |
| Wo der Türcode erscheint | nur im Gästehandbuch, nie in einer Nachricht | Nicht konfigurierbar – so gewollt |
| Sprache der Nachrichten | bevorzugte Sprache des Gastes, sofern bekannt | Nicht konfigurierbar – folgt der Sprache des Gastes |
Wo läuft es im Produktivbetrieb?
Im Produktivbetrieb · Popcorn Hostel, Bukarest
Dieser Nachrichtenablauf läuft im Popcorn Hostel in Bukarest – 49 Betten, 15 Smart-Locks – über WhatsApp von einem verknüpften Gerät, SMS und E-Mail. Türcodes bleiben ausschließlich im Gästehandbuch.
Fallstudie zum Popcorn Hostel lesenNicht geeignet, wenn
- Sie möchten Gästen manuell aus einem gemeinsamen Posteingang schreiben – EZ2Stay automatisiert die Nachrichten entlang der Gästereise; es ist kein Live-Chat-Posteingang.
- Sie brauchen heute Gastinhalte in vielen Sprachen – der Check-in läuft in 16 Sprachen, das Gästehandbuch auf Englisch und Rumänisch; weitere Sprachen stehen auf der Roadmap.
- Sie möchten Gäste unabhängig von deren Präferenz anschreiben – EZ2Stay setzt den gewählten Kanal des Gastes immer durch, einschließlich der Option „keine Benachrichtigungen“.
FAQ
Gästenachrichten — Fragen von Betreibern
Welche Kanäle können Gäste für Nachrichten wählen?
WhatsApp, SMS, E-Mail oder gar keine proaktiven Benachrichtigungen – gewählt in Schritt 1 des Check-ins und später im Gästehandbuch änderbar.
Was passiert, wenn eine WhatsApp-Nachricht nicht zugestellt wird?
Sie wird automatisch erneut versucht und wechselt dann auf den konfigurierten Ausweichkanal des Gastes. Eine Nachricht, die weiter fehlschlägt, erscheint im Admin-Feed des Betreibers.
Verpassen Gäste, die „keine Benachrichtigungen“ wählen, etwas Wichtiges?
Nein. Türcodes werden ohnehin nie per Nachricht verschickt – sie erscheinen nur im Gästehandbuch, das sich nach dem eigenen Online-Check-in des Gastes öffnet. Alles andere ist ebenfalls jederzeit im Gästehandbuch abrufbar.
Können Gäste Marketingnachrichten abwählen, ohne betriebliche Nachrichten zu verlieren?
Ja. Die Marketing-Einwilligung ist von der Einwilligung für Servicenachrichten getrennt – wer Marketing ablehnt, erhält keine Werbenachrichten mehr, während Check-in-Links und Bestätigungen weiter ankommen.
Werden Türcodes per WhatsApp, SMS oder E-Mail verschickt?
Nein. Der 4-stellige Code wird am Anreisetag um 07:00 Uhr Ortszeit der Unterkunft erzeugt und nur im Gästehandbuch angezeigt, das sich öffnet, sobald der Gast den Online-Check-in abgeschlossen hat.
Können Gäste Nachrichten in ihrer eigenen Sprache erhalten?
Teilweise – die Nachrichten nutzen die bevorzugte Sprache des Gastes, sofern sie bekannt ist. Der Online-Check-in läuft heute in 16 Sprachen, das Gästehandbuch auf Englisch und Rumänisch; weitere Sprachen stehen auf der Roadmap.
Führen Sie Ihr Hostel ohne Rezeption
EZ2Stay befindet sich in der geschlossenen Beta. Fragen Sie Zugang an, und wir nehmen Ihre Unterkunft auf – in der Regel nach 1–2 Wochen live, inklusive Channel Manager und PMS.