Leggi sulla registrazione degli ospiti in Europa, paese per paese

Perché ogni paese dell'UE richiede la registrazione degli ospiti

Quasi ogni paese europeo impone ai gestori di strutture ricettive di registrare chi dorme nei locali e, nella maggior parte dei casi, quel registro deve arrivare alla polizia, non restare in un raccoglitore. Da paese a paese cambiano tre cose: chi va comunicato — tutti, o solo i cittadini stranieri —, con quale rapidità e se la struttura invia i dati a un portale governativo oppure li conserva e li consegna su richiesta.

Italia e Spagna sono paesi con invio a portale e scadenze entro la giornata. Anche il Portogallo invia a un portale, con qualche giorno in più. Germania e Francia sono paesi «conserva ed esibisci»: compili un modulo, lo conservi e lo mostri se richiesto. La Romania sta nel mezzo — un modulo cartaceo giornaliero consegnato alla polizia locale.

Italia — Alloggiati Web e la regola delle 24 ore

Il sistema italiano Alloggiati Web riguarda ogni ospite — compresi i cittadini italiani, non solo gli stranieri. Ogni arrivo va comunicato singolarmente, non accorpato a fine giornata, entro 24 ore; il termine scende a 6 ore se il soggiorno stesso dura meno di 24 ore. La base giuridica è l'articolo 109 del TULPS.

C'è un'eccezione concreta da conoscere prima di costruire un check-in completamente da remoto sull'Italia: una sentenza del Consiglio di Stato di fine 2025 ha stabilito che l'articolo 109 del TULPS ha sempre richiesto che qualcuno confermi visivamente che l'ospite corrisponda al suo documento. Un arrivo solo da remoto oggi non soddisfa tale requisito, qualunque cosa il software di check-in abbia già raccolto prima — l'Italia è attualmente l'unico paese di questa guida in cui un arrivo non presidiato non soddisfa la legge.

Spagna — SES.HOSPEDAJES e la regola delle 24 ore

Il sistema spagnolo SES.HOSPEDAJES chiede i dati dell'ospite subito all'arrivo, con 24 ore come limite massimo — la base giuridica è il RD 933/2021, articolo 6. Si applica a ogni gestore di hospedaje in tutto il paese e sostituisce i vecchi registri cartacei, che variavano da regione a regione. Viene comunicato ogni ospite, non solo i cittadini stranieri.

Germania — l'obbligo del Meldeschein

Il Meldeschein tedesco si applica solo agli ospiti stranieri — i cittadini tedeschi sono esenti dal 1° gennaio 2025. È un obbligo di tipo «conserva ed esibisci», non di invio a un portale: il modulo viene firmato il giorno dell'arrivo, conservato per un anno e mostrato alle autorità se lo richiedono, ai sensi dei §29 e §30 del Bundesmeldegesetz (BMG).

Qui non c'è nessun conto alla rovescia entro la giornata da rispettare, il che rende l'obbligo molto diverso da quello di Italia o Spagna — niente da inviare, solo qualcosa da esibire su richiesta.

Francia, Portogallo e Romania in breve

La Francia funziona come la Germania: un modulo — la fiche individuelle de police — compilato all'arrivo per gli ospiti stranieri, conservato per 6 mesi ed esibito solo se richiesto, ai sensi degli articoli R814-1 – R814-3 del CESEDA.

Il Portogallo invia a un portale come Italia e Spagna, ma con tempi diversi: il SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento) richiede la comunicazione degli ospiti stranieri entro 3 giorni lavorativi e, unico in questo gruppo, sia all'ingresso sia all'uscita.

La Romania sta tra i due modelli — un modulo cartaceo giornaliero (fișa de anunțare) consegnato alla polizia locale per ogni ospite, con un termine più stretto di 24 ore specifico per le pratiche sui cittadini stranieri, ai sensi della HG 237/2001.

La tabella qui sotto mette a confronto tutti e sei i paesi.

Come gestisce EZ2Stay la registrazione oggi e cosa c'è in Roadmap

Oggi la Romania è l'unico paese in cui EZ2Stay automatizza una parte di tutto questo: la piattaforma genera la fișa de anunțare giornaliera come PDF da consegnare alla polizia, costruita a partire dagli stessi dati di check-in già raccolti. L'invio automatico alla polizia è in Roadmap, non ancora rilasciato.

Per Italia, Spagna, Portogallo, Germania e Francia, tutto quanto sopra è un fatto giuridico, non una funzione: descriviamo ciò che la legge richiede perché tu possa pianificare, non un'automazione che non abbiamo costruito. Ciò che EZ2Stay gestisce ovunque, a prescindere dal paese: i dati d'identità di base — nome, documento, nazionalità, date di arrivo e di partenza — vengono raccolti una sola volta al check-in online e conservati per 90 giorni per impostazione predefinita, la finestra di conservazione da cui attingono le regole di registrazione di ogni paese.

• Live in Romania: fișa de anunțare giornaliera generata automaticamente come PDF
• Roadmap: invio elettronico di quel modulo alla polizia romena
• Roadmap: integrazioni di invio diretto per Italia, Spagna, Portogallo, Germania e Francia
• Live ovunque: dati d'identità raccolti una sola volta al check-in, conservati 90 giorni per impostazione predefinita

Limiti — cosa faremmo diversamente

• Oggi non inviamo nulla in automatico ad Alloggiati Web, SES.HOSPEDAJES, SIBA né ai sistemi tedesco o francese: queste sezioni descrivono la legge, non un'integrazione già rilasciata.
• In Italia in particolare, un arrivo completamente da remoto oggi non soddisfa l'articolo 109 del TULPS; una persona deve comunque verificare visivamente l'ospite rispetto al suo documento.
• Le norme cambiano e l'interpretazione della tua autorità locale può differire dal testo: verifica i dettagli con un avvocato locale prima di fare affidamento su questa guida per la tua struttura.
• Questa non è consulenza legale. Ogni affermazione qui sopra rimanda alla fonte ufficiale governativa su cui si basa.