Die Gästemeldepflicht in Europa, Land für Land

Warum verlangt jedes EU-Land eine Gästemeldung?

Fast jedes europäische Land verpflichtet Beherbergungsbetriebe, festzuhalten, wer in ihrem Haus übernachtet, und in den meisten soll diese Aufzeichnung die Polizei erreichen, nicht nur in einem Ordner liegen. Von Land zu Land unterscheiden sich drei Dinge: wer gemeldet werden muss – alle Gäste oder nur ausländische Staatsangehörige –, wie schnell und ob der Betrieb die Daten an ein Behördenportal übermittelt oder sie nur aufbewahrt und auf Verlangen aushändigt.

Italien und Spanien übermitteln an ein Portal, mit taggleichen Fristen. Auch Portugal übermittelt an ein Portal, hat aber einige Tage mehr Zeit. Deutschland und Frankreich gehören zur Kategorie „aufbewahren und vorlegen“: Formular ausfüllen, aufbewahren und auf Verlangen zeigen. Rumänien liegt dazwischen – ein tägliches Papierformular, das der örtlichen Polizei übergeben wird.

Italien – Alloggiati Web und die 24-Stunden-Regel

Das italienische System Alloggiati Web erfasst jeden Gast – auch italienische Staatsangehörige, nicht nur Ausländer. Jede Anreise wird einzeln gemeldet, nicht gesammelt am Tagesende, und zwar innerhalb von 24 Stunden; diese Frist sinkt auf 6 Stunden, wenn der Aufenthalt selbst kürzer als 24 Stunden ist. Rechtsgrundlage ist Art. 109 TULPS.

Es gibt eine echte Ausnahme, die man kennen sollte, bevor man ein vollständig remotes Check-in rund um Italien aufbaut: Ein Urteil des Consiglio di Stato (Staatsrat) Ende 2025 stellte fest, dass Art. 109 TULPS schon immer verlangt hat, dass jemand visuell bestätigt, dass der Gast zu seinem Ausweis passt. Eine reine Remote-Anreise erfüllt das heute nicht, gleichgültig, was die Check-in-Software zuvor bereits erfasst hat – Italien ist derzeit das einzige Land in diesem Leitfaden, in dem eine unbeaufsichtigte Anreise das Gesetz nicht erfüllt.

Spanien – SES.HOSPEDAJES und die 24-Stunden-Regel

Das spanische System SES.HOSPEDAJES verlangt die Gästedaten sofort bei der Ankunft, wobei 24 Stunden die äußerste Grenze sind – Rechtsgrundlage ist RD 933/2021, Art. 6. Es gilt für jeden Beherbergungsbetreiber (hospedaje) im ganzen Land und ersetzt die älteren, papierbasierten Register, die je nach Region unterschiedlich waren. Jeder Gast wird gemeldet, nicht nur ausländische Staatsangehörige.

Deutschland – die Meldeschein-Pflicht

Der deutsche Meldeschein gilt nur für ausländische Gäste – deutsche Staatsangehörige sind seit dem 1. Januar 2025 davon ausgenommen. Es ist eine Pflicht zum Aufbewahren und Vorlegen, keine zur Übermittlung an ein Portal: Das Formular wird am Anreisetag unterschrieben, ein Jahr aufbewahrt und den Behörden auf Verlangen gezeigt, gemäß §29 und §30 des Bundesmeldegesetzes (BMG).

Einen taggleichen Countdown gibt es hier nicht, und das ist eine grundlegend andere Art von Pflicht als in Italien oder Spanien – nichts ist einzureichen, man muss es nur auf Verlangen vorlegen können.

Frankreich, Portugal und Rumänien im Überblick

Frankreich funktioniert wie Deutschland: Ein Formular – die fiche individuelle de police – wird bei der Ankunft für ausländische Gäste ausgefüllt, 6 Monate aufbewahrt und nur auf Verlangen vorgelegt, gemäß CESEDA Art. R814-1 bis R814-3.

Portugal übermittelt wie Italien und Spanien an ein Portal, aber nach einer anderen Uhr: SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento) verlangt die Meldung ausländischer Gäste innerhalb von 3 Arbeitstagen – und, einzigartig in dieser Gruppe, sowohl bei der Ankunft als auch bei der Abreise.

Rumänien liegt zwischen den beiden Modellen – ein tägliches Papierformular (fișa de anunțare), das für jeden Gast der örtlichen Polizei übergeben wird, mit einer engeren 24-Stunden-Frist speziell für die Unterlagen ausländischer Staatsangehöriger, gemäß HG 237/2001.

Die folgende Tabelle stellt alle sechs Länder nebeneinander.

Wie EZ2Stay die Meldung heute abdeckt und was auf der Roadmap steht

Heute ist Rumänien das einzige Land, in dem EZ2Stay einen Teil davon automatisiert: Die Plattform erzeugt die tägliche fișa de anunțare als PDF, das Sie der Polizei übergeben, aufgebaut aus denselben Check-in-Daten, die bereits erfasst wurden. Die automatische Übermittlung an die Polizei steht auf der Roadmap, sie ist nicht ausgeliefert.

Für Italien, Spanien, Portugal, Deutschland und Frankreich ist alles oben Genannte Rechtslage, keine Funktion – wir beschreiben, was das Gesetz verlangt, damit Sie planen können, nicht eine Automatisierung, die wir nicht gebaut haben. Was EZ2Stay überall unabhängig vom Land übernimmt: Die zugrunde liegenden Identitätsdaten – Name, Dokument, Staatsangehörigkeit, An- und Abreisedatum – werden einmal beim Online-Check-in erfasst und standardmäßig 90 Tage aufbewahrt, das Aufbewahrungsfenster, auf dem die Meldevorschrift jedes Landes aufbaut.

• Live in Rumänien: tägliche fișa de anunțare, automatisch als PDF erzeugt
• Roadmap: elektronische Übermittlung dieses Formulars an die rumänische Polizei
• Roadmap: direkte Meldeschnittstellen für Italien, Spanien, Portugal, Deutschland und Frankreich
• Live überall: Identitätsdaten einmal beim Check-in erfasst, standardmäßig 90 Tage aufbewahrt

Grenzen – was wir anders machen würden

• Wir übermitteln heute nichts automatisch an Alloggiati Web, SES.HOSPEDAJES, SIBA oder die deutschen bzw. französischen Systeme – diese Abschnitte beschreiben die Rechtslage, keine ausgelieferte Integration.
• Speziell in Italien erfüllt eine vollständig remote abgewickelte Anreise Art. 109 TULPS derzeit nicht; eine Person muss den Gast weiterhin visuell mit seinem Ausweis abgleichen.
• Regeln ändern sich, und die Auslegung Ihrer örtlichen Behörde kann vom Gesetzestext abweichen – lassen Sie Einzelheiten von einer Anwältin oder einem Anwalt vor Ort bestätigen, bevor Sie sich für Ihren Betrieb darauf verlassen.
• Dies ist keine Rechtsberatung. Jede Aussage oben verweist auf die amtliche Quelle, auf der sie beruht.