Normativa de registro de huéspedes en Europa, país por país

Por qué todos los países de la UE exigen el registro de huéspedes

Casi todos los países europeos obligan a los alojamientos a registrar quién duerme en sus instalaciones y, en la mayoría, ese registro está pensado para llegar a la policía, no para quedarse en una carpeta. Lo que cambia de un país a otro son tres cosas: de quiénes hay que comunicar los datos —de todos o solo de los extranjeros—, en qué plazo y si el alojamiento envía los datos a un portal oficial o simplemente los conserva y los entrega si se los piden.

Italia y España envían los datos a un portal y con plazos del mismo día. Portugal también usa un portal, con unos días más de margen. Alemania y Francia funcionan por conservar y presentar: se rellena un formulario, se guarda y se enseña si se solicita. Rumanía queda a medio camino: un formulario diario en papel que se entrega a la policía local.

Italia: Alloggiati Web y la regla de las 24 horas

El sistema Alloggiati Web de Italia cubre a todos los huéspedes, incluidos los ciudadanos italianos, no solo los extranjeros. Cada llegada se comunica de forma individual, sin agruparlas al final del día, en un plazo de 24 horas; ese plazo baja a 6 horas si la estancia dura menos de 24 horas. La base legal es el artículo 109 TULPS.

Hay una excepción real que conviene conocer antes de montar un check-in totalmente remoto en Italia: una sentencia de finales de 2025 del Consejo de Estado italiano (Consiglio di Stato) sostuvo que el artículo 109 TULPS siempre ha exigido que alguien confirme visualmente que el huésped coincide con su documento. Una llegada solo remota no lo cumple hoy, por mucho que el software de check-in haya recogido antes; Italia es actualmente el único país de esta guía donde una llegada desatendida no cumple la ley.

España: SES.HOSPEDAJES y la regla de las 24 horas

El sistema SES.HOSPEDAJES de España pide los datos del huésped de inmediato a la llegada, con 24 horas como límite máximo; la base legal es el RD 933/2021, artículo 6. Se aplica a todos los operadores de hospedaje del país y sustituye a los antiguos registros en papel, que variaban según la región. Se comunican los datos de todos los huéspedes, no solo los de los extranjeros.

Alemania: la obligación del Meldeschein

El Meldeschein alemán solo se aplica a los huéspedes extranjeros: los ciudadanos alemanes están exentos desde el 1 de enero de 2025. Es una obligación de conservar y presentar, no de enviar a un portal: el formulario se firma el día de la llegada, se conserva un año y se muestra a las autoridades si lo piden, según los §29 y §30 de la Bundesmeldegesetz (BMG).

Aquí no hay una cuenta atrás del mismo día que cumplir, lo que supone una obligación de forma muy distinta a la de Italia o España: no hay nada que enviar, solo algo que presentar si se solicita.

Francia, Portugal y Rumanía de un vistazo

Francia funciona como Alemania: un formulario —la fiche individuelle de police— que se rellena a la llegada para los huéspedes extranjeros, se conserva 6 meses y solo se presenta si se solicita, según los artículos R814-1 a R814-3 del CESEDA.

Portugal envía los datos a un portal como Italia y España, pero con otro reloj: el SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento) quiere a los huéspedes extranjeros comunicados en 3 días hábiles y, caso único en este grupo, tanto a la entrada como a la salida.

Rumanía se sitúa entre los dos modelos: un formulario diario en papel (fișa de anunțare) que se entrega a la policía local por cada huésped, con un plazo más estricto de 24 horas específicamente para la documentación de los extranjeros, según la HG 237/2001.

La tabla siguiente compara los seis países.

Cómo gestiona EZ2Stay el registro hoy y qué hay en el Roadmap

Hoy, Rumanía es el único país donde EZ2Stay automatiza parte de esto: la plataforma genera en PDF la fișa de anunțare diaria que entregas a la policía, a partir de los mismos datos de check-in ya recogidos. El envío automático a la policía está en el Roadmap, no lanzado.

Para Italia, España, Portugal, Alemania y Francia, todo lo anterior es un hecho legal, no una funcionalidad: describimos lo que exige la ley para que puedas planificar, no una automatización que no hayamos construido. Lo que EZ2Stay gestiona en todos los países: los datos de identidad subyacentes —nombre, documento, nacionalidad, fechas de llegada y salida— se recogen una sola vez en el check-in online y se conservan 90 días por defecto, el periodo de conservación en el que se basa la norma de registro de cada país.

• Live en Rumanía: la fișa de anunțare diaria se genera automáticamente en PDF
• Roadmap: envío electrónico de ese formulario a la policía rumana
• Roadmap: integraciones de presentación directa para Italia, España, Portugal, Alemania y Francia
• Live en todas partes: datos de identidad recogidos una sola vez en el check-in y conservados 90 días por defecto

Limitaciones: qué haríamos de otra forma

• Hoy no enviamos nada automáticamente a Alloggiati Web, SES.HOSPEDAJES, SIBA ni a los sistemas alemán o francés: esas secciones describen la ley, no una integración ya lanzada.
• En Italia en concreto, una llegada totalmente remota no cumple ahora el artículo 109 TULPS; una persona sigue teniendo que comprobar visualmente al huésped con su documento.
• Las normas cambian y la interpretación de tu autoridad local puede diferir del texto: confirma los detalles con un abogado local antes de basarte en esto para tu alojamiento.
• Esto no es asesoramiento jurídico. Cada afirmación anterior enlaza con la fuente oficial del gobierno en la que se basa.