Fiche individuelle de police : ce que les auberges de jeunesse françaises doivent faire pour leurs clients étrangers

Fiche récapitulative

Obligation

faire remplir une fiche individuelle de police pour chaque client étranger, la conserver et la présenter sur demande

Qui doit l'établir

hôteliers, exploitants de villages de vacances et de chambres d'hôtes, campings, gestionnaires de locations touristiques (art. R814-1)

Qui est dispensé

exploitants qui louent des locaux vides, non meublés (locaux nus)

Quels clients

ressortissants étrangers uniquement, citoyens de l'UE compris ; les enfants de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui les accompagne

Délai

aucun délai de transmission : conservation 6 mois, présentation à la police ou à la gendarmerie sur demande (art. R814-3)

Base légale

CESEDA art. R814-1 – R814-3, en vigueur depuis le 1er mai 2021

Sanction

aucun montant officiel identifié en cas de non-conservation de la fiche : nous ne citons pas un chiffre que nous ne pouvons pas sourcer

Statut EZ2Stay

collecte des données + capture de la signature LIVE ; génération du document de la fiche sur la Roadmap

Quels clients doivent avoir une fiche, et lesquels non

L'obligation ne vise que les ressortissants étrangers, y compris les citoyens des autres pays de l'UE : les ressortissants français ne sont pas inscrits sur une fiche individuelle de police. Un enfant de moins de 15 ans qui voyage avec un adulte peut figurer sur la fiche de cet adulte au lieu de remplir la sienne. Elle s'applique aux hôteliers, aux exploitants de villages de vacances et de villages résidentiels de tourisme, de chambres d'hôtes et de campings, ainsi qu'aux gestionnaires de locations touristiques (CESEDA art. R814-1) — mais pas à ceux qui louent des locaux vides, non meublés (locaux nus), qui échappent entièrement à l'obligation.

Quelles données la fiche doit contenir

Selon l'art. R814-2 du CESEDA, la fiche consigne les nom et prénoms du client ; ses date et lieu de naissance ; sa nationalité ; son domicile habituel ; son numéro de téléphone mobile et son adresse e-mail ; ainsi que les dates d'arrivée et de départ prévues. Les champs téléphone et e-mail ont été ajoutés dans la version entrée en vigueur le 1er mai 2021 — un détail qui piège ceux qui travaillent encore avec un ancien modèle. Le check-in en ligne d'EZ2Stay collecte aujourd'hui exactement ces champs, numéro de téléphone et adresse e-mail compris, avant l'arrivée du client.

Que se passe-t-il si un client refuse, ou si je ne conserve pas la fiche

Si un client étranger refuse de remplir ou de signer la fiche, la loi française donne à la personne qui loue l'hébergement le droit de refuser de le loger. Côté sanction : nous avons cherché un texte officiel fixant une amende précise en cas de non-conservation de la fiche au titre de l'art. R814-1 du CESEDA et n'en avons pas trouvé dans les sources consultées — Légifrance et service-public.gouv.fr, toutes deux au 2026-08-10. Nous ne citerons pas un chiffre que nous ne pouvons pas sourcer. Si vous avez besoin de certitude sur votre exposition, interrogez un avocat français ou votre préfecture.

Quand cette page ne suffit pas

Cette page traite de l'obligation de fiche individuelle de police au titre du CESEDA. Elle ne couvre ni la taxe de séjour, ni les numéros d'enregistrement régionaux des locations de courte durée, ni la façon exacte dont les fichiers que vous conservez s'articulent avec les règles de la CNIL : ces fichiers relèvent de leur propre régime en droit français de la protection des données, ce qui est une question distincte du fait d'être dispensé du RGPD (ils ne le sont pas). Pour ces questions, adressez-vous à un avocat français ou à votre préfecture.

Que couvre EZ2Stay aujourd'hui ?

Ce n'est pas de la théorie pour nous : EZ2Stay fonctionne en production à Popcorn Hostel, à Bucarest, où l'identité, les coordonnées et les dates de séjour de chaque client sont saisies lors du même check-in en ligne qui ouvre son livret d'accueil numérique — le seul endroit où figure son code de porte personnel, le jour de l'arrivée (les codes de porte ne sont jamais envoyés par message). Popcorn Hostel se trouve en Roumanie, pas en France ; nous ne revendiquons donc aucune transmission de fiche en production, où que ce soit — seulement que le moteur de collecte sous-jacent, signature comprise, est le même que celui qu'utiliserait une auberge de jeunesse française. L'établissement du document de fiche lui-même et le préréglage français de conservation de 6 mois figurent sur la Roadmap. La France est le pays de cette série où nous nous approchons le plus de la couverture de toute l'obligation, car il n'y a rien à transmettre : le travail consiste à produire le formulaire et à le conserver, et nous collectons dès aujourd'hui chacun de ses champs.

Rédigé par Wilhelm Cazimirovici, fondateur d'EZ2Stay, qui exploite une auberge de jeunesse sans réception à Bucarest. Informations générales, ne constituant pas un conseil juridique : vérifiez les points précis auprès d'un avocat français ou de votre préfecture avant de vous y fier. Dernière révision : 2026-08-10.